Endring eller utvidelse av et regnskapssystem er en utmerket måte å automatisere finansiell informasjon og skape en mer effektiv infrastruktur, spesielt hvis du går fra en regnskapsstil til et programvarebasert regnskapssystem. Vellykket implementering av regnskapsprogramvare eller systemer bør ledes av en prosjektleder som kan bruke tid på valg av regnskapssystem, for å sikre at du velger et alternativ med omfattende opplæring og teknisk støtte. Lær hvordan du implementerer et regnskapssystem.
Trinn
Trinn 1. Velg ditt nye regnskapssystem nøye
Du kan velge å ansette en ekstern regnskapsfører for å gjennomgå dine økonomiske prosedyrer og foreslå endringer som kan hjelpe selskapet. Gjennomgå fordelene ved hver endring med din regnskaps- eller bokføringsavdeling, siden de må jobbe med det på daglig basis.
Sørg for at du har støtte fra ledelsen og regnskapsavdelingen før du bytter. Det er vanskelig å gjøre endringer i hele bedriften uten godkjennelse av menneskene som skal trene andre
Trinn 2. Identifiser en prosjektleder som skal lede implementeringsprosessen
Denne personen bør ha lang erfaring i bedriftsomfattende prosjekter. Kunnskap om regnskaps- og regnskapsavdelingene vil tillate dem å forstå budsjettet, ressursene og støtten som er nødvendig.
Trinn 3. Lag et budsjett og en tidslinje
Endring av regnskapssystem krever at du investerer i en leder, ansattes tid, opplæringsmateriell og mer. Sett en realistisk tidslinje med prosjektleder og regnskapsavdeling.
Trinn 4. Design det nye regnskapssystemet
Når du har valgt hvilket regnskapssystem du vil bruke, må du ta deg tid til å tilpasse det til dine behov. Rådfør deg med designerne på selskapet der du kjøper den for å velge funksjonene du trenger.
Trinn 5. Bygg et treningsprogram
Undersøk din nåværende infrastruktur og lag en annen opplæringsplan for hver avdeling som jobber med regnskapsprogramvaren. Hvis regnskapsprogrammet ikke gir deg en opplæringsmanual, må du kontakte et teknisk skrivefirma for å gi deg en nøyaktig manual.
Trinn 6. Bygg et pilotregnskapssystem
Personalet ditt vil kunne teste dette systemet, men du bør fortsatt kunne foreslå endringer for mer vellykkede prosedyrer. Noen virksomheter setter opp små moduler, og ansatte sender tilbakemeldinger tidlig i prosessen.
Trinn 7. Lær dine ansatte om bruk av systemet
Hvis mange mennesker trenger å bli trent, kan det være lurt å gjøre dette i separate bølger. Bruk pilotsystemet til å trene dem.
Trinn 8. Gjør endringer og godta regnskapssystemet
Når systemet er konfigurert av programvaren eller finansselskapet, kan du begynne på den siste tidslinjen for implementering. Overfør dataene fra det gamle regnskapssystemet til det nye systemet.
Sett opp prosedyrer ved problemer med historisk dataoverføring. Dette er en ekstremt viktig del av implementeringen din, og leverandøren av regnskapssystemet bør være tilgjengelig for å sikre at systemet er fullt operativt
Trinn 9. Start overgangen
Start med finansavdelingene og gå live for hele selskapet. Bygg inn litt ekstra tid for å lære det nye systemet i løpet av de ansattes arbeidsdag.
Trinn 10. Sett opp støtteprosedyrer
Ta en bedriftskontakt der du kjøpte regnskapsprogramvaren og lag oppfriskningskurs for alle som trenger mer hjelp.