Hvordan gjøre regnskapstransaksjoner: 12 trinn (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Hvordan gjøre regnskapstransaksjoner: 12 trinn (med bilder)
Hvordan gjøre regnskapstransaksjoner: 12 trinn (med bilder)

Video: Hvordan gjøre regnskapstransaksjoner: 12 trinn (med bilder)

Video: Hvordan gjøre regnskapstransaksjoner: 12 trinn (med bilder)
Video: Raglan: Å øke til høyre og til venstre 2024, Mars
Anonim

Hver virksomhet, uansett hvor stor eller liten, må holde oversikt over alle sine transaksjoner. Det er mange enkle økonomiske programvaresystemer du kan kjøpe, men det er best hvis du først har en klar forståelse av hvordan regnskapstransaksjoner fungerer. Du må skrive inn alle forretningstransaksjoner, for eksempel å motta betaling eller betale en regning i en regnskapsjournal som er som en stor loggbok. Her vil du ha en samling kategorier som kalles kontoer, og du vil debitere (øke eller redusere) en konto og kreditere (øke eller redusere) en annen konto (eksempler vil følge.) Produsentene av regnskapsprogrammer følger fortsatt den formelen, men de har gjort prosessen mye enklere for den gjennomsnittlige brukeren.

Trinn

Del 1 av 3: Angi transaksjoner

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 1
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 1

Trinn 1. Samle papirer knyttet til forretningstransaksjoner

Disse kan inkludere fakturaer fra leverandører, strømregninger, kredittnotater utstedt til kunder, skatteopplysninger, sjekker utstedt og lønnsinformasjon. Kontroller hver regning eller betaling som er mottatt, før du registrerer den i en regnskapsjournal. Sørg for at alle er godkjent av en veileder eller bedriftseier før du foretar transaksjoner.

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 2
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 2

Trinn 2. Sett opp forskjellige kontoer eller kategorier for hver type transaksjon

Kontoer kan bestå av kontanter, beholdning, utgifter osv. Tenk på dem som forskjellige sider i en notatbok eller ordrelinjer du kan oppføre i ditt eget personlige budsjett. Du må konfigurere følgende typer kontoer:

  • Salgs- eller inntektskontoen registrerer alle salg som er gjort til kunder.
  • På samme måte registrerer utgiftskontoen alle pengene virksomheten bruker, for eksempel på drift av sine fasiliteter, produksjon av produktet og salg av produktet.
  • I tillegg må virksomheten registrere eiendelene sine, som kontanter, kundefordringer (salg til kunder som det ikke er betalt for ennå) og fysiske eiendeler som bygninger og utstyr. Disse vil bli registrert på eiendelskontoen.
  • Gjeldskontoen registrerer derimot alle pengene virksomheten skylder eksterne parter, som banklån, leverandørgjeld (for eksempel leverandører) og lønn (lønn ansatte har tjent, men ennå ikke er betalt for).
  • Disse store kategoriene er ofte delt inn i mer spesifikke, mindre kontoer.
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 3
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 3

Trinn 3. Bestem hvilke kontoer som skal belastes eller krediteres

Det er viktigst å huske at hver transaksjon kan beskrives som en debet/kreditt, og at kreditt (er) alltid må ledsages av like debet (er). For eksempel, når du mottar betaling fra en kunde, vil du belaste kontanter og kredittfordringer i regnskapsjournalen. Når du betaler for en TV -annonse, vil du belaste "Advertising Expense" og kreditere Cash.

  • Debiteringer øker utgifter, eiendeler (for eksempel kontanter eller møbler) og utbyttekontoer og kreditter reduserer disse kontoene. En enkel måte å huske denne økningen på er D-E-A-D (debet eiendeler, utgifter, utbytte). Andre kontoer, som gjeld og inntekter, økes med kreditter og reduseres med debet. Dette regnskapssystemet har sitt eget sett med logikk, og du kan bedre huske det i motsetning til å bruke din egen logikk med det som er "økt" og det som er "redusert."
  • Husk at antall kreditt- og debetoppføringer kan være ujevnt, så lenge de totale verdiene er like. For eksempel, hvis en kunde betalte for halvparten av et produkt i kontanter og halvparten i kreditt, ville det være to debetoppføringer, til kontanter og kundefordringer, og bare én kredittoppføring, til salg.
  • Alle tilgjengelige dataprogramvaresystemer vil gjøre det enkelt å registrere regnskapstransaksjoner ved å plassere hver oppføring på riktig sted i journalen.
  • Du må kanskje opprette nye kontonavn i journalen hvis du har en utenom den vanlige transaksjonen, for eksempel salg av aksjer eller kjøp av tomter.
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 4
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 4

Trinn 4. Dobbeltsjekk alle regnskapstransaksjoner som er angitt i journalen

Hver transaksjon skal vises i sin passende kategori: for eksempel debet på den ene siden av journalen, og et beløp som er lik transaksjonen skal vises på den motsatte kredittsiden av journalen.

For eksempel vil du angi en transaksjon for en $ 500 elektrisk regning i Debet -kolonnen under Leverandørgjeld og i Kreditt -kolonnen under Kontanter for $ 500 etter at den er betalt. Sørg for å inkludere fakturanummeret og en kort beskrivelse i notatene

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 5
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 5

Trinn 5. Overfør journaler regelmessig til en hovedbok

Hovedboken er en samling av alle kontoene dine. For eksempel vil det være en side i hovedboken for hver av kategoriene dine kontanter, kundefordringer, leverandørgjeld, utgifter osv. Deretter vil du kunne se totalene for hver kontotype i en bestemt tidsperiode.

  • Hovedboken registrerer informasjon etter konto, i motsetning til journalen, som registrerer transaksjoner. Med andre ord vil en enkelt transaksjon som er overført til hovedbok, bli ført på minst to steder, eller kontoer.
  • For eksempel vil et salg til en kunde som blir betalt med kontanter bli registrert i journalen som en enkelt transaksjon, med en innregning av en debet på kontantkontoen og en kreditt til inntektene. Ved overføring til hovedboken vil denne oppføringen bli registrert på to separate steder, kontantkontoen og inntektskontoen. Dette lar deg se hvordan transaksjonen, og de andre rundt den, påvirket hver konto individuelt.
  • Oppføringer i hovedbok bør ledsages av datoen for transaksjonen for å identifisere transaksjonskilden. Noen regnskapsførere inkluderer også et referansenummer, for eksempel et bestillingsnummer, for å gjøre det lettere å spore transaksjoner tilbake til journalposter.

Del 2 av 3: Balansering av regnskapstransaksjoner

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 6
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 6

Trinn 1. Balanse hovedbok før du stenger den hver gang du skriver inn en regnskapstransaksjon

Kjør en prøvebalanse og andre rapporter for å være sikker på at de riktige kontoene er belastet og at transaksjonene er bokført korrekt. Uansett om du har angitt en transaksjon eller 100 transaksjoner, må totale debetbelastninger være like mange kreditter.

Hvis du legger til manuelt eller bruker regnskapsprogramvare, vil du legge til alle debetene og alle kredittene dine, uansett hvilken kategori de er i. De skal alltid balansere til null

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 7
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 7

Trinn 2. Se etter feil i prøvebalansen

Hvis debet ikke tilsvarer kreditter, må du gå tilbake til journalpostene for å finne feilen. Selv om debet gjør lik kreditt, kan det fortsatt være en feil hvis en transaksjon ikke ble angitt eller ble angitt to ganger, eller hvis en transaksjon ble bokført til feil konto.

  • Når du for eksempel mottok betaling fra en kunde, kan det hende du har debitert kontanter, men du har glemt å kreditere kundefordringer, noe som betyr at kontoene dine gjenspeiler at du fremdeles skylder penger når du ikke er det. I dette tilfellet vil kredittene dine ikke være lik alle debetene dine.
  • I noen tilfeller kan dette kreve å spore kontooppføringer tilbake til de opprinnelige journaloppføringene for å finne problemet. Det er derfor det er nyttig å alltid koble disse oppføringene med datoen for transaksjonen og/eller et referansenummer.
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 8
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 8

Trinn 3. Kjør rapporter for resultatregnskap, balanse og oversikt over beholdt fortjeneste

Dette kan gjøres manuelt eller ved hjelp av et regnskapsprogramvaresystem. Da får du et komplett bilde av statusen til virksomheten din.

  • Resultatregnskapet vil for eksempel trekke utgiftene dine fra inntektene du tjente i en bestemt tidsperiode, og du vil vite om du tjente penger eller hadde et tap. For mer, se hvordan du skriver et resultatregnskap.
  • En balanse viser alle virksomhetens eiendeler og gjeld. Eiendeler inkluderer kontanter, utstyr, tomter og kundefordringer. Gjeld inkluderer gjeld og gjeld. For mer, se hvordan du lager en balanse for regnskap.
  • Hvis du har utbetalt utbytte (utbetalinger til aksjonærer) i den siste perioden, trenger du også en oversikt over beholdt inntjening. En oversikt over beholdt inntjening viser hvor mye du har oppnådd (nettoinntekt) minus utbetalt utbytte. Overført fortjeneste representerer i seg selv overskudd som er reinvestert i selskapet.

Del 3 av 3: Å føre detaljerte regnskap over regnskapstransaksjoner

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 9
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 9

Trinn 1. Inkluder en kort beskrivelse for hver transaksjon du skriver inn i journalen

For eksempel "betalte kontanter for kabel -TV -reklame, februar 2015." Dette vil hjelpe deg med å avklare beløp, årsak og registreringsprosess for hver transaksjon senere.

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 10
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 10

Trinn 2. Oppbevar sikkerhetskopidokumentasjon på journalpostene dine

Dette er veldig viktig i tilfelle det er feil eller for spørsmål senere. Dokumentasjon på alle oppføringer kan arkiveres ved å tilordne et journaloppføringsnummer og en dato som en pakke. Alle burde kunne slå opp en journalpost i hovedboka og deretter enkelt gå til sikkerhetskopidokumentasjonen.

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 11
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 11

Trinn 3. Oppbevar papirkopier av all dokumentasjon i minst ett år

Dette inkluderer både journal- og regnskapsoppføringer, sammen med kvitteringer og andre transaksjonsdokumenter. Du trenger disse til kontoene dine er revidert og skattene er arkivert.

Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 12
Gjør regnskapstransaksjoner Trinn 12

Trinn 4. Lagre dokumentasjon elektronisk i minst syv år

Skann dem, foran og bak, og oppbevar kopiene på to disker, en som skal lagres på kontoret og en utenfor stedet som skal brukes i nødstilfeller. Det er alltid en sjanse for at skattene dine blir revidert for flere år tilbake, så det er viktig å beholde disse postene.

Anbefalt: