En klage er definert som en formell skriftlig klage. Klagen påstår feil handling, urettferdighet eller urett som er begått av en person eller et selskap mot en annen. Det er mange situasjoner der du vil klage: fordi arbeidsgiveren din har behandlet deg urettferdig, fordi et selskap har levert dårligere varer eller tjenester, eller fordi du har blitt nektet dekning under en forsikringskontrakt. Formatet og prosedyrene for klageregler vil variere ganske mye. Likevel er det felles elementer for å klage.
Trinn
Del 1 av 4: Dokumentere klagen
Trinn 1. Skriv ned alt du husker om hendelsen
Dokument hva som skjedde så snart som mulig. For eksempel, hvis du ble nektet en kampanje, skriver du ned minnet om møtet der du fikk en muntlig forklaring.
- Ta ned navnene på butikkansatte eller noen andre du har en klage på. Be om fornavn og etternavn: kundeservicerepresentanter gir ofte bare et fornavn.
- Skriv ned dagen og klokkeslettet, samt stedet hvor hendelsen skjedde. Hvis du vil klage på sjåføren i et transportfirma, bør du ikke bare merke nummeret, men også hendelsen.
Trinn 2. Bevar dokumenter
Behold all kommunikasjon mellom deg og parten du har klage på. Behold ikke bare formell kommunikasjon, for eksempel brev, regninger og kvitteringer, men også uformelle meldinger som håndskrevne notater eller e-post.
Oppbevar dokumentene dine på et trygt sted, for eksempel en safe eller et trygt hjem. Du kan også skanne alle dokumenter slik at du alltid har en elektronisk kopi
Trinn 3. Snakk med vitner
Hvis noen observerte hendelsen, snakk med dem. For eksempel, hvis noen var vitne til trakassering på jobb, bør du notere hvem de var. Hvis en fremmed observerte dårlig service i en butikk, kan du prøve å få navn og kontaktinformasjon.
Å snakke med vitner er også en god måte å bedømme om du har misforstått situasjonen eller ikke. For eksempel kan flere vitner ha hørt noen si noe annet enn det du hørte
Trinn 4. Søk bevis i hendene på tredjeparter
Mange bedrifter har sikkerhetskameraer som registrerer hva som skjer i butikken, så vel som på parkeringsplassen. Mange byer har også installert kameraer som tar bilder av kryss. Hvis det er aktuelt, kan det være lurt å søke etter dette beviset.
- På dette stadiet bør du bare be om bevis. Selv om butikken ikke ønsker å overlate en kopi av opptakene til deg, kan du be om at den blir bevart. Hvis du sender et søksmål, kan du få en kopi med en stevning.
- Noen ganger kan du få video fra et politi-dashcam ved å fylle ut et forespørselsskjema for Right-to-Know. Kontakt politiavdelingen for å få videoen de måtte ha.
Del 2 av 4: Nå uformell oppløsning
Trinn 1. Møt uformelt med din veileder
Noen virksomheter krever at ansatte møter sin veileder uformelt for å diskutere klagen deres. Dette bør skje før papirene blir arkivert.
- Selv om du ikke må møte uformelt, kan det fortsatt være en god idé å gjøre det. Mange ganger er den andre parten uvitende om hvordan handlingene eller uttalelsene deres oppfattes av andre. Ved å formulere hvordan du ble gjort urett og hva personen eller selskapet kan gjøre for å lindre disse følelsene, vil du varsle dem om deres oppførsel.
- Du kan også søke uformell løsning utenfor ansettelsessammenheng. Hvis du har en klage til en bedrift, kan du stikke innom og snakke med en kontorist eller en ansatt, som kan gi deg refusjon på stedet.
- Møte uformelt er også en fin måte å finne ut retningslinjene for å inngi en formell klage. Hvis du ikke mottar en tilfredsstillende løsning uformelt, kan du spørre hvem du bør kontakte for å sende inn en formell klage.
Trinn 2. Ta med kopier av støttedokumenter
Personen du møter med vil kanskje se dokumentasjonen du har.
- En salgsfullmektig vil se en kvittering samt et eksempel på varene du hevder er dårligere.
- Ta bare med kopier. Oppbevar originalene hjemme eller på et annet trygt sted. Hvis du overleverer originaler til en annen person, kan han miste dem.
Trinn 3. Vurder å bruke en mekler
Noen virksomheter og organisasjoner har utdannet meklere på personalet. Du kan bruke en mekler under det uformelle oppløsningsfasen.
- På grunn av meklingskostnadene vil du kanskje ikke bruke en mekler med mindre en er levert av organisasjonen eller virksomheten gratis. Utdannede meklere kan koste over $ 1 000 per dag.
- Mekling er fortsatt en mulighet etter at du har sendt inn en offisiell klage. På den tiden er det mye mer sannsynlig at virksomheten eller organisasjonen vil betale regningen.
- Hvis du vil løse en klage hos en butikk, en profesjonell (som en advokat) eller en helsepersonell, bør du ikke betale for en mekler. Snarere bør du bare møte opp til et møte selv.
Trinn 4. Spør om neste trinn
Det er ikke sikkert at personen du møter, kan løse problemet umiddelbart. Selv om du må vente på en avgjørelse, bør du spørre om neste trinn hvis du er misfornøyd med det foreslåtte forliket.
Hvis du klager til en kontorist eller annen kundeservicerepresentant, bør du umiddelbart be om å få snakke med en veileder hvis du ikke lykkes med å få klagen din løst
Del 3 av 4: Innlevering av en klage
Trinn 1. Kontakt den aktuelle avdelingen
Hvis du er misfornøyd med oppløsningen som til slutt tilbys av veilederen din, kan du kontakte navnet på personen eller avdelingen som veilederen din henviste deg til.
Hvis du tilhører en fagforening, bør du også kontakte din tillitsvalgt. Fagforeningens regler gir ofte representasjon under klageprosessen. Du vil gjerne involvere dem tidlig
Trinn 2. Studer regler og prosedyrer
Hvert selskap eller virksomhet har sine egne regler og forskrifter. For eksempel kan det hende du må arkivere innen en viss tid. Selskapet vil også liste opp hvem du må kontakte først. Du bør få en oversikt over prosedyrene. vekselvis kan selskapet peke deg til et nettsted.
Følg prosedyrene som angitt. Hvis du ikke gjør det, kan det hende at selskapet bare ignorerer klagen din, og du må starte prosessen på nytt
Trinn 3. Sikre en kopi av klageskjemaet
Skjemaet kan skrives ut eller online. Du bør fylle ut skjemaet i hvilken form som gjør deg mest komfortabel.
Noen elektroniske skjemaer gir deg kanskje ikke en utskrift av informasjonen du sendte inn. I stedet kan du bare få en bekreftelseskode. Hvis du får valget mellom et elektronisk skjema eller en papirkopi, bør du fylle ut papirkopien slik at du får en post
Trinn 4. Fyll ut klageskjemaet
Hvert klageskjema er forskjellig, men alle bør be om lignende informasjon:
- Ditt navn, adresse og kontaktinformasjon, for eksempel telefon og e -post. Hvis du klager på helsepersonell eller kredittkortselskap, blir du bedt om kontonummer og fødselsdato.
- Navnet på personen du klager på (hvis aktuelt).
- Navnene på vitner som kan støtte din klage med relevante fakta.
- Klagens art. Ofte vil du få rom for å skrive ut klagen din.
- Din signatur og dato.
- Ta vare på en kopi av det utfylte skjemaet, og legg bare ved kopier av dokumentasjon eller bevis.
Trinn 5. Fil tidlig
Du må overholde frister for å klage. Disse varierer etter virksomhet eller organisasjon, men bør skisseres i retningslinjene og prosedyrene du sikret da du startet klageprosessen.
- Hvis du må sende et klageskjema, må du sjekke om fristen gjelder for datoen for klageskjemaet, eller datoen for når det sendes.
- Send den sertifiserte e -posten slik at du vet at den har kommet.
Trinn 6. Delta i undersøkelsen
Du kan bli kontaktet av en bedriftsetterforsker som er siktet for å ha undersøkt klagen din. Personen kan ønske å intervjue deg personlig eller over telefon.
Du kan forberede deg ved å gå gjennom dokumentene dine, inkludert det du skrev ned kort tid etter hendelsen. Disse dokumentene kan oppdatere minnet ditt
Del 4 av 4: Forfølge neste trinn
Trinn 1. Anke selskapets beslutning
Hvis selskapet ikke gir en tilfredsstillende løsning, bør du sjekke om du kan klage på avgjørelsen. Enhver klageprosess bør inkluderes i brevet som forklarer selskapets beslutning.
Noen ganger har klager korte frister. Du bør finne tidsfristen umiddelbart og følge den
Trinn 2. Vurder alternativ tvisteløsning (ADR)
Selv om en virksomhet ikke frivillig vil kompensere deg, kan de foreslå mekling eller andre former for ADR, for eksempel forhandlinger eller voldgift. Bedrifter foreslår ofte at ADR holder seg utenfor retten fordi ADR ofte er billigere enn et fullverdig søksmål.
- Innse at ADR kan være bindende. Spesielt voldgift er som en rettssak: du fremlegger bevis for en voldgiftsmann og godtar å være bundet av avgjørelsen. Du kan ikke anke for retten hvis du misliker resultatet.
- Mekling og forhandling er vanligvis uforpliktende. Du kan gå bort fra diskusjoner hvis du er misfornøyd med resultatene.
Trinn 3. Møt en advokat
Det er mange juridiske muligheter å forfølge, avhengig av klagen din. En advokat kan gi gode råd om å gå videre med ADR eller om den skal forfølge en mer formell juridisk klage.
- For eksempel, hvis du saksøker arbeidsgiveren din for diskriminering eller gjengjeldelse, vil advokaten din gi deg råd om å klage til Equal Employment Opportunity Commission eller til et tilsvarende statlig styre.
- Hvis klagen din innebærer dårligere service eller produkter kjøpt fra et selskap, kan advokaten din hjelpe deg med å inngi et brudd på kontrakten.
- Hvis du vil bestride nektelse av dekning under en forsikringskontrakt, kan advokaten din hjelpe deg med å anlegge det aktuelle søksmålet.
Tips
- Unngå frekkhet, banning og uprofesjonell oppførsel under klageprosessen.
- Hvis du mener at kritiske bevis i hendene på tredjeparter er i ferd med å bli ødelagt, bør du hoppe over klageprosessen og umiddelbart gå til søksmål. Når du har søkt, vil du få stevningskraft, og du kan deretter stevne beviset.