Hvordan kommunisere et problem på arbeidsplassen med den ansatte

Innholdsfortegnelse:

Hvordan kommunisere et problem på arbeidsplassen med den ansatte
Hvordan kommunisere et problem på arbeidsplassen med den ansatte

Video: Hvordan kommunisere et problem på arbeidsplassen med den ansatte

Video: Hvordan kommunisere et problem på arbeidsplassen med den ansatte
Video: Продуктивный и спокойный выходной день одинокой жизни в Японии, начиная с 5:30 утра 2024, Mars
Anonim

Som en god leder eller veileder er det din plikt å løse problemer på arbeidsplassen. Selv om årsakene til arbeidsplassproblemer varierer - personlighetskonflikter, problemansatte, defekte prosesser eller mer - må de alle løses på lignende måte. Til slutt kan problemer på arbeidsplassen bare løses gjennom kommunikasjon med den eller de ansatte som er i sentrum eller kjent med det spesifikke problemet. Til syvende og sist må du identifisere problemet, diskutere det med ansatte og finne en måte å løse det på. Med litt tid og kommunikasjon har du ingen problemer med å håndtere problemer på arbeidsplassen.

Trinn

Del 1 av 3: Identifisere problemet

Kommuniser et arbeidsplassproblem med medarbeideren Trinn 1
Kommuniser et arbeidsplassproblem med medarbeideren Trinn 1

Trinn 1. Samle relevant informasjon

Før du snakker med medarbeideren din, bør du samle inn informasjon slik at du kan identifisere problemet. Å identifisere problemet vil gi deg informasjonen du trenger for å kunne diskutere problemet.

  • Trekk medarbeiderevalueringer.
  • Samle ytelses- eller salgsstatistikk.
  • Snakk med annen ledelse eller ansatte som kan ha førstehåndsinformasjon om arbeidsplassproblemet.
Kommuniser et arbeidsplassproblem med medarbeideren Trinn 2
Kommuniser et arbeidsplassproblem med medarbeideren Trinn 2

Trinn 2. Snakk med dine veiledere og ledere

Før du går videre og snakker med den ansatte, bør du snakke med din leder eller leder. Din veileder og leder vil gi deg en god idé om hvilke typer løsninger de vil at du skal se etter. I tillegg vil de gi deg en ide om hvilken type autoritet du har for å løse arbeidsplassproblemet.

  • Ring et møte med din direkte veileder.
  • Gi dem beskjed om problemet du har identifisert. Si noe sånt som: "Vi har et produktivitetsproblem på vår Spring Falls -beliggenhet. Jeg jobber aktivt for å løse det med de aktuelle ansatte."
  • Spør dem hva de vil at du skal gjøre for å løse det. For eksempel, spør: "Er det noe spesifikt du vil at jeg skal gjøre når du jobber med å løse dette problemet?"
  • Finn ut om veilederen din har mer relevant informasjon om arbeidsplassproblemet.
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med medarbeideren Trinn 3
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med medarbeideren Trinn 3

Trinn 3. Observer at dine ansatte jobber

Etter at du har snakket med din direkte leder, bør du observere den eller de ansatte som er knyttet til arbeidsplassproblemet. Å observere dine ansatte vil gi deg solid informasjon om den spesifikke problematiske prosessen eller medarbeiderinteraksjonen som forårsaker deg et problem.

  • Ta deg tid til å observere organisasjonens daglige aktiviteter. Dette vil hjelpe deg å danne en bedre forståelse av eventuelle problemer på arbeidsplassen.
  • Hold møter med ansatte fra tid til annen for å se hva som skjer med dem.
  • Bygg deg inn i forskjellige jobber i løpet av året. På denne måten får du en mye bedre ide om hvordan prosesser fungerer og hvordan ansatte daglig interagerer med hverandre.

Del 2 av 3: Diskusjon av problemet

Kommuniser et problem på arbeidsplassen med medarbeideren Trinn 4
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med medarbeideren Trinn 4

Trinn 1. Planlegg et møte for å snakke om problemet

Det første trinnet er å planlegge et møte for å snakke om problemet. Planlegging av et møte vil gi deg en mulighet til å diskutere og utforske problemet.

  • Når du sender e -post eller ringer til den ansatte, må du være relativt kort i samtalen.
  • Selv om du bør gi dem en ide om problemet du snakker om, prøv å ikke gå for dypt inn i problemet.
  • Unngå å beskylde din ansatte når du inviterer dem til et møte.
  • Si noe som: "John, jeg vil gjerne møte om avdelingen din. Jeg vil snakke om måter vi kan forbedre effektiviteten der."
  • Hvis du skriver en e -post til den aktuelle medarbeideren, må du unngå å skrive noe som "du gjør ikke jobben din" eller "din divisjon er under ytelse." Dette vil sette en negativ tone og kan undergrave effektiviteten av møtet ditt.
Kommuniser et arbeidsplassproblem med medarbeideren Trinn 5
Kommuniser et arbeidsplassproblem med medarbeideren Trinn 5

Trinn 2. Forklar problemet

Etter at du har satt opp et møte, har du muligheten til å forklare problemet for den ansatte. Bruk denne muligheten til å informere medarbeideren din fullt ut.

  • Si problemet enkelt og tydelig.
  • Identifiser hvordan problemet skader organisasjonen din.
  • Prøv å være objektiv, snarere enn anklagende. La dem få vite hva problemet er - ikke gi skylden. For eksempel, i stedet for å si "Du gjør en fryktelig jobb som kundeservicerepresentant," si "Vi har mottatt negative tilbakemeldinger om jobben din som kundeserviceagent."
Kommuniser et arbeidsplassproblem med medarbeideren Trinn 6
Kommuniser et arbeidsplassproblem med medarbeideren Trinn 6

Trinn 3. Lytt til den ansattes svar

Etter at du har brukt tid på å forklare problemet for den ansatte, må du lytte til den ansattes svar. Hvis du lytter til den ansattes svar, får du beskjed om at du setter pris på deres perspektiv og gir deg verdifull informasjon.

  • Ta deres tilbakemelding. Denne informasjonen kan hjelpe deg med å forbedre organisasjonen din.
  • Vis at du bryr deg om hva den ansatte sier. Vurder å gjenta poengene sine med forskjellige ord for å vise at du var oppmerksom.
  • Takk for innspill og svar.
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med den ansatte Trinn 7
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med den ansatte Trinn 7

Trinn 4. Fortsett kommunikasjonen

Selv om den ansatte allerede har gitt deg tilbakemelding, må du sørge for at kommunikasjonskanalene dine er åpne til problemet er løst. Hvis du og din medarbeider kommuniserer ofte og effektivt, vil det hjelpe deg med å finne og deretter løse det aktuelle problemet.

  • Fortell den ansatte om å kontakte deg hvis de har andre bekymringer eller problemer.
  • Hold møter med den ansatte til problemet er helt løst.

Del 3 av 3: Finne en måte å løse problemet på

Kommuniser et problem på arbeidsplassen med den ansatte Trinn 9
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med den ansatte Trinn 9

Trinn 1. Ta forslag fra den ansatte

Den ansatte vil ha førstehåndskunnskap om hva som skjer med dem eller avdelingen. Spør hvor problemet er og hvor det er mulighet for forbedring. Dette legger ansvaret på den ansatte og kan hjelpe dem til å føle seg bemyndiget, og er også en måte for deg å vurdere medarbeiderens engasjement og dømmekraft.

  • Spør din ansatte noe sånt som: "Hva tror du vi kan gjøre for å fikse dette problemet?"
  • Dokumenter løsningene dine ansatte foreslår.
  • Hvis du godkjenner en løsning som din ansatte anbefaler, gi dem beskjed og gi dem fullmakt til å implementere den.
  • Husk, det spiller ingen rolle hvem som har skylden. Du bør fokusere på løsningen.
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med den ansatte Trinn 8
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med den ansatte Trinn 8

Trinn 2. Foreslå en løsning på problemet

Etter å ha lyttet til medarbeiderens ideer, kom med dine egne forslag hvis det er løsninger de kanskje ikke har vurdert.

  • La den ansatte vite at forslagene dine ganske enkelt er forslag.
  • Hvis du føler sterkt om hvordan medarbeideren din (eller deg) kan implementere løsningen din, gi beskjed til dem.
  • Gi flere løsninger, hvis du kan. For eksempel, hvis bedriften din har et sted eller en franchise som har dårlig salg, kan du foreslå alternativer for hvordan stedet kan øke salget. Du kan foreslå at lederen for dette stedet legger ut noen trykte annonser, kjører kampanjer eller starter en kampanje på sosiale medier.
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med din medarbeider Trinn 10
Kommuniser et problem på arbeidsplassen med din medarbeider Trinn 10

Trinn 3. Spør andre om måter å løse problemet på

I tillegg til å lage løsninger selv og ta forslag fra din ansatte, kan du kontakte andre avdelingsledere og/eller ansatte som er kjent med arbeidsplassproblemet.

  • Ring til et ledermøte for å diskutere problemet og se om noen kan anbefale en løsning. Du og den aktuelle medarbeideren kan sette sammen en presentasjon om problemet og deretter brainstorme aktivt med relevant ledelse.
  • Hold et møte med alle ansatte knyttet til eller kjent med problemet for å se om noen har noen ideer om hvordan de kan løse det.
  • Diskuter problemet med menneskelige ressurser, hvis det er et menneskelig ressursproblem.

Anbefalt: