Hvordan skrive meldinger: 14 trinn (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Hvordan skrive meldinger: 14 trinn (med bilder)
Hvordan skrive meldinger: 14 trinn (med bilder)

Video: Hvordan skrive meldinger: 14 trinn (med bilder)

Video: Hvordan skrive meldinger: 14 trinn (med bilder)
Video: Digitale anskaffelser – mer enn EHF 2024, Mars
Anonim

Et hvitt papir er et dokument fra en til fem sider som beskriver et gitt problem og foreslår en spesifikk løsning på problemet. Det er ofte brukt i offentlige og bedriftsinnstillinger. En typisk hvitbok kan vise måter å dekke kundens markedsføringsbehov på, foreslå bruk av et bestemt produkt for en teknisk prosess eller identifisere måter å håndtere kommunale problemer. For å skrive en vellykket hvitbok må du kjenne publikummet ditt, angi problemet ditt tydelig og komme med et overbevisende og engasjerende argument om hvordan du løser det.

Trinn

Del 1 av 3: Engasjere publikum

Skriv meldinger Trinn 1
Skriv meldinger Trinn 1

Trinn 1. Bestem publikummet ditt

Vanligvis kjenner du ikke publikummet personlig. Du bør imidlertid identifisere så mange faktorer som mulig, for eksempel profesjonelle behov, utdanningsbakgrunn og stillingsbetegnelser. Disse aspektene vil avgjøre hvordan du skal formulere argumentet ditt. Form forslaget ditt for å være relatert til publikummet ditt basert på disse faktorene.

For eksempel, hvis temaet ditt er samfunnshager, appellerer du til leserne som eiendomseiere og foreldre, så vel som beslutningstakere i samfunnet. De vil være interessert i å lære om hagearbeid og lokal mats innvirkning på eiendomsverdiene, barns helse og barns utdannelse

Skriv meldinger Trinn 2
Skriv meldinger Trinn 2

Trinn 2. Finn ut deres kompetansenivå

Dette vil fastslå hvor enkelt eller komplekst papiret ditt skal være. Hvis publikums ekspertise stemmer overens eller er nær din egen, kan du inkludere teknisk sjargong. For et generelt publikum, behold imidlertid papiret så sjargongfritt som mulig. Hvis du må inkludere spesifikk terminologi, bruk den sparsomt og forklar den. For eksempel:

  • Hvis du skriver en hvitbok for en ingeniør, bør du inkludere mange tekniske detaljer og være lang i beskrivelsene.
  • Hvis du skriver for en embetsmann, fokuser du på politikkrelaterte konsekvenser.
  • Hvis du skriver for et bedriftspublikum, fokuserer du på kostnadseffektivitet og vekstpotensial.
Skriv meldinger Trinn 3
Skriv meldinger Trinn 3

Trinn 3. Velg en fengende tittel

Gjør det oppsiktsvekkende, men ikke over-the-top. Nevn eller hentyd fra problemet ditt. Noen titler inneholder ordene "hvitt papir", men dette er ikke obligatorisk. Skreddersy språket for et generelt publikum. Noen gode eksempler inkluderer:

  • Lukking av skole-til-fengsel rørledningen med art
  • Tryggere byer gjennom fellesskapshager: En hvitbok
Skriv meldinger Trinn 4
Skriv meldinger Trinn 4

Trinn 4. Kom deg rett til poenget

Anta at leseren din har et veldig travelt liv. Forklar nøyaktig hva hvitt papir handler om uten å legge til unødvendig polstring. Gjør dine første par setninger engasjerende nok til å fange oppmerksomheten deres.

Skriv meldinger Trinn 5
Skriv meldinger Trinn 5

Trinn 5. Skriv innledningen

Anerkjenn publikummet ditt og hvordan du har tenkt dem til å bruke papiret. Oppsummer den nåværende tingenes rekkefølge og hvorfor det er et problem. Diskuter kort argumentene for din opposisjon og hvorfor du foreslår noe annet. For eksempel, hvis du skrev om studentgjeld, kan du si:

Studentgjelden har vokst eksponentielt det siste tiåret. Kombinert med det dystre arbeidsmarkedet nye kandidater står overfor, truer gjelden med å bli den neste økonomikrasjboblen. Kreditorer og en rekke økonomer har argumentert A, B og C. Imidlertid tar disse argumentene ikke opp X, Y og Z

Skriv meldinger Trinn 6
Skriv meldinger Trinn 6

Trinn 6. Oppsummer løsningen

Introduser kort metodikken du vil bruke i analysen din. Beskriv mulige løsninger du har avvist, og hvorfor du avviste dem. Forklar hvorfor publikummet ditt bør godta den foreslåtte løsningen. For eksempel kan løsningen på studiegjeldboblen være:

Etter at jeg [intervjuet eksperter, undersøkt statistikk osv.], Ble jeg overbevist om at [to eller tre foreslåtte løsninger] ikke løser problemet tilstrekkelig. Denne meldingen vil argumentere for [den foreslåtte løsningen] fordi den ville [sette inn en objektiv grunn her]

Poeng

0 / 0

Del 1 Quiz

For hvilken hvitbok ville du forvente å skrive mange tekniske termer og svært detaljerte beskrivelser?

En hvitbok om behovet for statlige myndigheter for å fullt ut finansiere matfordeler.

Nei! En hvitbok om politikk kommer til å være rettet mot politikere og frivillige organisasjoner. Med andre ord folk uten mye teknisk kompetanse. La sjargongen være ute av denne! Gjett igjen!

En stortingsmelding om hvordan du kan kutte et firmas personalkostnader ved bruk av offshoreentreprenører.

Ikke helt! Publikum for denne meldingen ville være bedriftens, så mange veldig tekniske terminologier ville være upassende. Prøv å bruke et språk som er mer forretningsvennlig. Gjett igjen!

En hvitbok om hvordan befolkningsvekst vil understreke boligkapasiteten i en by.

Ikke akkurat! Teknisk sjargong og svært detaljerte beskrivelser ville ikke være nødvendig her fordi publikum ville være embetsmenn i frivillige organisasjoner. Papiret bør være mer fokusert på politikk enn på teknisk informasjon. Velg et annet svar!

En hvitbok om bygging mot å utvide en storbyflyplass.

Ikke sant! Hvitbøker for et publikum av ingeniører vil sannsynligvis kreve mange svært detaljerte beskrivelser av den foreslåtte konstruksjonen. Ikke vær redd for å bli for teknisk. Dette publikummet trenger å vite nøyaktig hvordan byggeprosessen vil fortsette, fra A til Å. Les videre for et annet quizspørsmål.

Vil du ha flere quizer?

Fortsett å teste deg selv!

Del 2 av 3: Diskusjon av problemet

Skriv meldinger Trinn 7
Skriv meldinger Trinn 7

Trinn 1. Identifiser problemet

For dette trinnet må du kjenne leserens behov. Fokuser på utfordringene du foreslår å løse. Dette bør være noe du kan formulere med noen få ord.

Eksempler på problemer inkluderer "redusert salg", "langsomme nettverkshastigheter" eller "konflikter mellom ledelse og ansatte"

Skriv meldinger Trinn 8
Skriv meldinger Trinn 8

Trinn 2. Analyser problemet

Dette bidrar til å gjøre argumentet ditt troverdig i tankene til leseren din. Beskriv problemet du identifiserte nærmere. Gi detaljer om hvordan du konkluderte med at dette er et problem. Bruk klare, presise begreper. Analysen din bør ikke vare mer enn et avsnitt.

Skriv meldinger Trinn 9
Skriv meldinger Trinn 9

Trinn 3. Gi en historisk oversikt

Historiske oversikter hjelper til med å forklare hvordan det aktuelle problemet ble et problem. Hvis det er mulig, kan du også diskutere hvordan problemet ditt en gang var en løsning. Bruk spesifikke tall, datoer og navn for å forklare denne utviklingen.

For eksempel kan en stortingsmelding om håndtering av klimaendringer diskutere hvordan hydrofluorkarboner (HFC) en gang ble antatt å være en trygg erstatning for klorfluorkarboner (KFK), som hadde produsert et hull i ozonlaget. Imidlertid vet vi nå at HFC faktisk er farlige klimagasser

Skriv meldinger Trinn 10
Skriv meldinger Trinn 10

Trinn 4. Bruk visuelle hjelpemidler

Inkluder diagrammer, grafer eller diagrammer for å sikkerhetskopiere argumentet til hvitboken. De kan også vinne publikums oppmerksomhet. Noen meldinger integrerer visuelle hjelpemidler i teksten. Andre plasserer dem i et vedlegg på slutten. Spør arbeidsgiveren hvilken metode de foretrekker.

Skriv meldinger Trinn 11
Skriv meldinger Trinn 11

Trinn 5. Gi ytterligere bakgrunn

Analyser dataene og tallene du presenterer. Beskriv hvordan du kom frem til konklusjonene dine. Sørg for at du har undersøkt alle fakta slik at det ikke er hull i funnene dine. Du bør sikte på å produsere funn som kan reproduseres gjennom analysen du utførte. Poeng

0 / 0

Del 2 Quiz

Hvordan bør du bruke diagrammer og diagrammer for å engasjere leserne dine?

Integrer dem direkte i teksten.

Prøv igjen! Ja, diagrammer og diagrammer integrert direkte i teksten kan hjelpe leseren til å forstå hvitboken. Når det er sagt, noen ganger er det mer passende måter å formatere plassering av visuelle hjelpemidler på. Noen arbeidsgivere foretrekker til og med å ikke bruke visuelle hjelpemidler i det hele tatt! Velg et annet svar!

Inkluder dem i et vedlegg på slutten.

Ikke nødvendigvis! Visst, noen arbeidsgivere foretrekker at du bare inkluderer dine visuelle hjelpemidler i et vedlegg på slutten. Noen kan imidlertid foretrekke å ha dem presentert på en annen måte, eller ikke å ha dem i det hele tatt! Det finnes et bedre alternativ!

Spør arbeidsgiveren din om hvor visuelle hjelpemidler skal plasseres.

Ja! Visuelle hjelpemidler som diagrammer, grafer og diagrammer kan være et nyttig verktøy for å bevise saken din i hvitboken din. Noen ganger foretrekker arbeidsgivere at de integreres direkte i teksten, mens andre foretrekker dem i et vedlegg til slutt. Noen arbeidsgivere foretrekker å ikke ha visuelle hjelpemidler i det hele tatt, så sørg for å sjekke med dem først! Les videre for et annet quizspørsmål.

Bruk aldri visuelle hjelpemidler i et hvitt papir.

Ikke helt! Visuelle hjelpemidler kan være ganske effektive i meldinger så lenge hoveddelen av teksten er fullt utviklet og hjelpemidlene er utfyllende. Når det er sagt, er det tilfeller der visuelle hjelpemidler ikke er passende. Velg et annet svar!

Vil du ha flere quizer?

Fortsett å teste deg selv!

Del 3 av 3: Argumentere løsningen din

Skriv meldinger Trinn 12
Skriv meldinger Trinn 12

Trinn 1. Beskriv de foreslåtte løsningene

Vedta en trinnvis tilnærming som tydeliggjør nøyaktig hvordan du har tenkt at ideen din skal implementeres. Del innholdet i fordøyelige deler, for eksempel punktlister eller individuelle avsnitt med sine egne fet overskrifter. Dette vil hjelpe publikum til å lese og forstå argumentet ditt.

Hvis du skriver artikkelen din i en bedriftssammenheng, må du unngå å nevne selskapets produkt på dette tidspunktet. Fokuser i stedet på hva du kan forvente i en løsning

Skriv meldinger Trinn 13
Skriv meldinger Trinn 13

Trinn 2. Begrunn løsningen

Bruk harde bevis, for eksempel fagtidsskrifter, offentlige publikasjoner og data og tall i forskningen din, for å forklare hvorfor løsningen din er den beste handlingen. Vei argumentet ditt mot andre foreslåtte løsninger. Erkjenn nytten av motstridende løsninger, samtidig som du understreker hvorfor de ikke mangler å løse problemet.

Skriv meldinger Trinn 14
Skriv meldinger Trinn 14

Trinn 3. Lukk med et sammendrag

Inkluder en gjennomgang av problemet. Oppsummer kort løsningen din. Legg vekt på resultatet du håper å se. Hvis du velger å sette inn en plugg for produktet eller firmaet ditt, må du beholde det relevant og subtil. Husk at du fokuserer på å løse andres problemer, i motsetning til å markedsføre et produkt eller en tjeneste for personlig vinning. Poeng

0 / 0

Del 3 Quiz

Sant eller usant: Mens du argumenterer for løsningen din, bør du unngå å ta opp konkurrerende løsninger eller motsette synspunkter.

ekte

Ikke helt! Ved å forutse kritikk og ta tak i andre konkurrerende løsninger direkte, styrker du faktisk ditt eget argument. Det viser at du har tenkt gjennom hele spekteret av mulige handlinger og nøye har bestemt denne løsningen for å være den beste! Velg et annet svar!

Falsk

Riktig! Du styrker faktisk ditt eget argument når du proaktivt avviser kritikk og direkte tar for seg konkurrerende løsninger. Det viser at du har veid alle mulige veier nøye og kommet til løsningen din med mye overveielse! Les videre for et annet quizspørsmål.

Vil du ha flere quizer?

Fortsett å teste deg selv!

Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube

Tips

  • De fleste meldinger inneholder ikke fotnoter eller sluttnoter. Det er imidlertid alltid god praksis å inkludere en fullstendig bibliografi til slutt. Ta kontakt med arbeidsgiveren din om den riktige siteringsmetoden (Chicago Manual, MLA, APA, etc.) som skal brukes.
  • Hvis dette er ditt første white paper, sjekk eksempler på nettet. Regjerings- og bedriftsnettsteder, så vel som akademiske databaser, er fulle av meldinger som bare venter på å bli lastet ned. Du kan få tilgang til de fleste av disse ressursene gratis.

Anbefalt: