Hvordan mestre teknisk skriving: 13 trinn (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Hvordan mestre teknisk skriving: 13 trinn (med bilder)
Hvordan mestre teknisk skriving: 13 trinn (med bilder)

Video: Hvordan mestre teknisk skriving: 13 trinn (med bilder)

Video: Hvordan mestre teknisk skriving: 13 trinn (med bilder)
Video: Tappe ser på nrksuper.no [EDUCATIONAL] 2024, Mars
Anonim

Teknisk skriving er en av de yrkene som vokser raskest, og etterspørselen etter tekniske forfattere viser ingen tegn til å bremse ned. Kanskje du har grunnleggende kunnskap om teknisk skriving og ønsker å bygge en karriere som teknisk skribent, eller kanskje du har jobbet som teknisk skribent i flere år og ønsker å utvide kompetansen din. Å mestre teknisk skriving vil ta mange års erfaring, praksis og stadig presse ferdighetene dine for å holde deg oppdatert med kravene fra bransjen.

Trinn

Del 1 av 3: Forstå teknisk skriving

Master teknisk skriving trinn 1
Master teknisk skriving trinn 1

Trinn 1. Vær oppmerksom på ferdighetene som kreves for å være teknisk skribent

I motsetning til kreativ skriving eller meningsbasert skriving, bør teknisk skriving hjelpe en leser til å forstå en prosess, et produkt eller et emne på en klar og kortfattet måte. Teknisk skriving er ikke skrevet for å underholde eller distrahere leseren. I stedet skal det være informativt og tydelig. Tekniske forfattere, også kalt tekniske kommunikatorer, vil utarbeide dokumenter som bruksanvisninger, tidsskriftartikler og designdokumenter som inneholder informasjon for kunder, forbrukere, designere og produsenter.

  • Som teknisk skribent kan du også skrive monteringsguider, brukerveiledninger, vitenskapelige artikler, medisinske artikler, brosjyrer og håndbøker for ansatte og studenter.
  • Du bør også ha et godt øye for detaljer og være i stand til å kommunisere på en klar og kortfattet måte. De fleste tekniske forfattere er gode lærere, og kan forklare regler eller retningslinjer på en pedagogisk måte. Du bør også ha omfattende kunnskap om tegnsetting, syntaks og stil, og ha et godt grep om setningsstruktur og grammatikk.
Master teknisk skriving trinn 2
Master teknisk skriving trinn 2

Trinn 2. Husk de viktigste elementene for å være en effektiv teknisk skribent

Sterke tekniske forfattere vil planlegge dokumentene sine før de skriver dem og oppgi informasjonen med klarhet, korthet og enkelhet. De vil også bruke det riktige ordvalget, bruke den aktive stemmen så mye som mulig, og forstå at teknisk skriving er en prosess som kan kreve redigering eller revisjon. Å planlegge dine skriftlige dokumenter er et av de viktigste trinnene for å produsere sterk teknisk skriving for en klient. Du bør huske på følgende elementer i planleggingsfasen:

  • Identifiser publikummet og deres forventninger.
  • Forstå formålet med dokumentet.
  • Organiser støttematerialet og disponer dokumentet.
  • Budsjetter den nødvendige tiden for å skrive, revidere og redigere dokumentet.
Master teknisk skriving trinn 3
Master teknisk skriving trinn 3

Trinn 3. Forstå den økende etterspørselen etter tekniske forfattere

Teknisk skriving er et voksende felt, spesielt i USA. Bureau of Labor Statistics spår at tekniske skrivejobber vil vokse 15 prosent raskere enn gjennomsnittet for alle yrker. Faktisk er teknisk skriving en av de mest etterspurte ferdighetene fra arbeidsgivere, spesielt ettersom teknologisektoren fortsetter å vokse. Å ha evnen til å kommunisere effektivt og lære leserne om en rekke emner vil gjøre deg til en veldig ønskelig kandidat på arbeidsmarkedet.

Fra mai 2012 var median årslønn for tekniske forfattere $ 65, 500. De fleste tekniske forfattere har en høyskoleeksamen i teknisk skriving eller et beslektet felt, samt litt erfaring i et teknisk emne som informatikk, webdesign eller ingeniørfag. Mange universiteter tilbyr også sertifikatprogrammer i teknisk skriving

Del 2 av 3: Forbedre skrivestilen og tilnærmingen din

Master teknisk skriving trinn 4
Master teknisk skriving trinn 4

Trinn 1. Fokus på retorisk bevissthet og bruker-sentrert design i dokumentene dine

Utover å bare skrive dokumenter som forklarer en prosess eller et produkt, vil sterke tekniske forfattere også være dyktige på retorikk. Dette betyr at du kan skrive overbevisende og veltalende om prosessen eller produktet. I stedet for å gjengi maler eller retningslinjer, bør du vurdere målene og situasjonene rundt dokumentet. Dette lar deg kommunisere mer effektivt med målgruppen og forklare prosessen eller produktet på en mer brukervennlig måte. Uansett hvilken type teknisk dokument du lager, bør du alltid vurdere det tiltenkte publikummet og gjøre dokumentet bruker-sentrert. Hvis du gjør dette, blir dokumentet tilgjengelig og forståelig for leseren din. For å skrive retorisk må du ha et godt grep om den retoriske situasjonen i et dokument:

  • Bestem publikums forventninger. Spør deg selv: hvilken informasjon forventer leserne mine å få fra dette dokumentet? Hvilken informasjon trenger jeg å gi til leserne?
  • Tenk på egenskapene til publikum. Vurder hvem som leser dokumentet. Er publikummet en del av beslutningsprosessen når det gjelder stil og organisering av dokumentene, for eksempel interessenter og ledelse? Er publikum publikum eller gjennomsnittlig leser? Hvordan påvirker publikums egenskaper dokumentets forventninger? Å skrive et dokument for et publikum som er kjent med informasjonen, vil skape en annen tone enn å skrive et dokument for et publikum som ikke er spesialister eller generelle brukere. Du bør også vurdere lesenivået til publikummet ditt. Klienten din kan spesifisere lesenivået, og du bør skrive til det lesingsnivået.
  • Vurder målene til publikum. Hva planlegger leseren din å oppnå? Hva bør leseren lære av dokumentet? Du bør sørge for at dokumentet inneholder all nødvendig informasjon for at leseren din skal nå sine mål.
Master teknisk skriving trinn 5
Master teknisk skriving trinn 5

Trinn 2. Prøv en oppgavebasert tilnærming for å organisere informasjonen

Organisasjon er et sentralt element i å være en sterk teknisk skribent, og en av de enkleste måtene å organisere rå informasjon eller data er å dele den opp i en rekke oppgaver, etterfulgt av instruksjoner for hver oppgave.

  • Tenk på hvor mange oppgaver det er i prosedyren du skriver om. En oppgave er en semi-uavhengig gruppe handlinger innenfor en prosedyre. For eksempel er det å sette klokken på en ovn en oppgave i prosedyren for drift av en ovn. Noen prosedyrer inneholder ikke mer enn én oppgave, for eksempel bytte av lyspære. Men mer komplekse prosedyrer, som å betjene en ovn eller finne en lyspære for et bestemt lysarmatur, inneholder flere oppgaver.
  • For å organisere en lang liste med oppgaver, grupper lignende eller relaterte oppgaver i trinn. Grupper deretter disse trinnene i faser eller stadier. Nummer hvert trinn i en fase eller et trinn. For eksempel, for drift av en ovn, kan du ha en fase med tittelen å sette opp ovnen, med trinn på hvordan du kobler ovnen til en strømkilde, stiller klokken, bekrefter temperaturinnstillingene og sjekker at viften og ovnlampen fungerer som den skal en gang ovnen er plugget inn.
  • Du kan også organisere informasjonen etter verktøy, snarere enn etter oppgaver. Vurder verktøyene som er tilgjengelige for brukeren av produktet, for eksempel brukeren av en ovn. I en verktøytilnærming kan du lage en seksjon for ovnens strømkilde, ovnens klokke, temperaturinnstillingen, viften og ovnlampen. Imidlertid kan det være vanskelig å bruke en verktøymetode for teknisk skriving som ikke involverer et produkt eller en vare. Ofte vil du bruke en oppgavetilnærming i teknisk skriving, spesielt hvis du skriver om en prosess.
Master teknisk skriving trinn 6
Master teknisk skriving trinn 6

Trinn 3. Bruk den aktive stemmen og handlingen

Styrk språkbruken i et dokument ved å bruke den aktive, ikke den passive stemmen. Å beskrive en prosess med den aktive stemmen, med handlingsverber, vil gi skrivet ditt umiddelbarhet og klarhet.

  • For eksempel, i stedet for å starte et dokument om hvordan du bruker en ovn med: "Sett ovnen i strømkilden", bruk et sterkere verb som "plugg" eller "koble til". Du kan også bruke andre handlingsverb i aktive setninger som "Still inn ovnens klokke", "Bestem din ideelle temperaturinnstilling" og "Bekreft at viften og ovnlampen fungerer som de skal."
  • Du bør også sørge for at setningene bruker den aktive stemmen så mye som mulig. Du kan ha en setning som bruker den passive stemmen, for eksempel: "Lett trykk bør påføres på ovnsdøren for å sikre at den er ordentlig lukket." Juster dette til den aktive stemmen, der setningens emne utfører handlingen i setningen: "Påfør lett trykk på ovnsdøren for å sikre at den er ordentlig lukket."
Master teknisk skriving trinn 7
Master teknisk skriving trinn 7

Trinn 4. Forenkle vilkår eller uttrykk når det er mulig

Hvis du bruker sjargong eller slang i dokumentene dine, bør du vurdere om publikummet ditt forstår denne sjargongen. Hvis sjargongen er ukjent for dem, må du definere disse ukjente begrepene, eller erstatte disse begrepene med forenklet språk. En god tommelfingerregel er å aldri bruke to ord når ett ord gjør det. Fokuser på å parere språket ditt, slik at den vesentlige betydningen er klar for leseren din, og meningen ikke blir full av unødvendig informasjon eller begreper.

  • Unngå unødvendig kompleksitet, som oppstår når du bruker formelle termer som kan forvirre eller kaste leseren din. For eksempel, i stedet for å skrive "bruk", kan du skrive "bruk", i stedet for å skrive "avslutt", kan du skrive "slutt", i stedet for å skrive "funksjonalitet", kan du skrive "funksjon".
  • Ofte vil tekniske termer forkortes i dokumenter. Du bør alltid stave opp forkortelsene når de først er nevnt i en seksjon, og deretter bruke forkortelsen i resten av delen for å unngå redundans.
Master teknisk skriving trinn 8
Master teknisk skriving trinn 8

Trinn 5. Integrer grafikk og visuelle hjelpemidler

Mange tekniske skrivedokumenter kan forbedres ved bruk av grafikk eller visuelle hjelpemidler for å holde leseren engasjert og gi et visuelt eksempel på prosessen. Det kan være vanskelig å forklare en kompleks prosess med ord, og bruk av en illustrasjon kan hjelpe leseren til å forstå prosessen så mye mer.

Klienten kan tilby visuelle hjelpemidler eller grafikk som må integreres i det tekniske skrivedokumentet, eller du må kanskje outsource denne grafikken til en illustratør. Foreslå visuelle hjelpemidler hvis klienten din ikke allerede er klar over bruken av dem. Den hvite plassen i grafikken kan også bryte opp de skrevne beskrivelsene og gi leseren en sjanse til å fordøye informasjonen

Master teknisk skriving trinn 9
Master teknisk skriving trinn 9

Trinn 6. Formater dokumentene dine i henhold til klientens stilguide

De fleste klienter vil tilby en stilguide som skisserer deres forventninger til dokumentet når det gjelder språk, grammatikk, tegnsetting, syntaks og stil. Du bør alltid følge klientens retningslinjer når du formaterer et teknisk skriftlig dokument. Unngå å sende inn dokumenter som ikke er riktig formatert eller som ikke følger klientens stilguide. Dette vil virke uprofesjonelt og slurvet.

Master teknisk skriving trinn 10
Master teknisk skriving trinn 10

Trinn 7. Vær forberedt på revisjoner og omskrivinger

Tekniske skriftdokumenter går ofte gjennom flere revisjoner og omskrivinger før de anses som endelige av klienten. Du må opprettholde åpen kommunikasjon med kundene dine for å sikre at de mottar et sluttdokument de er fornøyd med. Unngå å ta noen endringer eller endringer personlig. Du jobber for en klient og skriver for en kundes behov.

Mange tekniske forfattere lager flere versjoner av dokumenter for å holde oversikt over eventuelle revisjoner eller justeringer. Du kan jobbe med flere prosjekter samtidig, spesielt hvis du er frilans teknisk skribent, så hold dokumentene organisert for å gjøre revisjoner enkle og raske

Del 3 av 3: Bruke tekniske skrivekurs og profesjonelle ressurser

Master teknisk skriving trinn 11
Master teknisk skriving trinn 11

Trinn 1. Ta et videreutdanningsteknisk skrivingskurs

Forbedre dine skriveferdigheter i et etterutdanningskurs om teknisk skriving og få mer innsikt i hvordan du mestrer teknisk skriving. Mange kurs fokuserer på spesifikke elementer i teknisk skriving, for eksempel publikumsbevissthet, organisering av informasjon, bruk av visuelle hjelpemidler og forenkling av språk i henhold til lesenivået til publikum.

Vurder hvilke områder av teknisk skriving du vil forbedre, og hvilket kurs som vil være mest fordelaktig for å utvide ferdighetene dine som teknisk forfatter

Master teknisk skriving trinn 12
Master teknisk skriving trinn 12

Trinn 2. Delta på en teknisk skrivingskonferanse

Tekniske skrivekonferanser kan være gode steder å møte andre forfattere i bransjen, og finne en mulig mentor for å veilede deg i karrieren. Vær forberedt på å få nettverk på disse konferansene, og ikke vær sjenert rundt jevnaldrende. Mange konferanser holder også paneler og seminarer for å hjelpe deg med å forbedre dine eksisterende tekniske skriveferdigheter.

Master teknisk skriving Trinn 13
Master teknisk skriving Trinn 13

Trinn 3. Bli med i en profesjonell teknisk skriveforening

En profesjonell teknisk skriveforening, for eksempel Society for Technical Communication (STC), kan hjelpe deg med å møte andre fagpersoner og holde deg oppdatert om den siste utviklingen i den tekniske skriveindustrien. Mange arbeidsgivere anser også medlemskap i en profesjonell forening som en ressurs, og en indikasjon på at du er forbundet og godt bevandret om den nåværende utviklingen i bransjen.

Anbefalt: