Når du mister noe som jobb, fordeler eller utdanningsmuligheter, kan du tro at du har et sterkt argument om at du fortjener en ny sjanse. En av de beste måtene å prøve å få denne andre sjansen på er å skrive et klagebrev. For å sikre at klagebrevet ditt blir tatt på alvor, hold det kort og profesjonelt. Hold deg til fakta og demonstrer at du har lært noe av hele opplevelsen.
Trinn
Del 1 av 3: Formatering av brevet
Trinn 1. Bruk tradisjonelt forretningsformat
For et formelt brev som et klagebrev, er tradisjonelt forretningsformat det eneste alternativet. Du kan vanligvis finne en forretningsbrevmal på alle tekstbehandlingsprogrammer.
Hvis du har brevhode, kan det være lurt å bruke det for et mer profesjonelt preg
Trinn 2. Se etter eventuelle krav
Den du skriver for å be om anke, kan ha spesifikk informasjon de trenger om alle klager. De kan også ha et bestemt skjema du må bruke. Finn ut disse før du skriver brevet ditt, slik at du ikke trenger å gå tilbake og gjøre endringer senere.
Du kan finne denne informasjonen på nettet, eller du må ringe noen på kontoret. Vanligvis er det bedre for deg hvis du kan få informasjonen skriftlig, slik at du kan sørge for at du inkluderer alt
Trinn 3. Date brevet ditt
På et forretningsbrev er datoen vanligvis et sted øverst i brevet. Denne datoen skal være datoen du skrev brevet. Tekstbehandlingsprogrammet ditt kan automatisk angi datoen for dagen.
Trinn 4. Bruk riktig hilsen
Gjør ditt beste for å rette brevet ditt til en bestemt person. Hvis du ikke kan få et bestemt navn, kan du i det minste bruke en bestemt jobbtittel. Som en siste utvei, adresser du brevet "Til hvem det kan bekymre deg."
"Dear Dr. Drew" er en passende hilsen. Inkluder individets tittel hvis den er viktig eller relevant for klagen din. For eksempel, hvis du skriver til dekanen for å be om anke fra en suspensjon, er "Dear Dean Drew" passende
Trinn 5. Lag din signaturblokk
Etter at du har skrevet inn brevet, skriver du det ut og signerer det for hånd. La minst fire linjer stå for signaturen din, og skriv deretter inn navnet ditt under mellomrommet.
Det kan være lurt å inkludere foretrukket kontaktinformasjon under navnet ditt, for eksempel telefonnummer eller e -postadresse
Trinn 6. Lag notater for vedlegg
Du vil sannsynligvis ha dokumenter eller annen informasjon for å sikkerhetskopiere uttalelsene du kommer med i klagebrevet. Bruk tradisjonell forretningsformatering til å liste disse vedleggene på selve brevet, slik at mottakeren din kan bekrefte at de har alt.
Del 2 av 3: Utforming av klagen din
Trinn 1. Presenter deg selv
Start klagebrevet med å ta en setning - maksimalt to - for å fortelle personen som leser brevet hvem du er og forholdet ditt til situasjonen. Hold det kort, og ikke inkluder informasjon som ikke er relevant for anken.
- For eksempel, hvis du er en student som appellerer til en akademisk suspensjon, kan den første setningen lyde: "Jeg heter Katie Parker. Jeg er junior her på State Tech som har vært på dekanlisten tre av mine siste fem semestre."
- Hvis du skriver klagebrevet på vegne av noen andre, må du også inkludere informasjon om dem i den første setningen eller to.
Trinn 2. Forklar hensikten med brevet ditt
Det innledende avsnittet i brevet ditt er i hovedsak et sammendrag av anken din. Det er en god idé enten å skissere brevet først, eller å skrive anken din og deretter komme tilbake til denne oppsummeringen.
- Bruk åpningsavsnittet til å kort beskrive avgjørelsen du vil anke og hendelsen som førte til den. Lukk åpningsavsnittet med en setning som forteller leseren nøyaktig hva du vil at skal skje.
- For å fortsette det forrige eksemplet, kan det hende at resten av åpningsavsnittet til Katie lyder: "Forrige semester ble jeg satt på akademisk suspensjon, til tross for at min samlede GPA var B. Siden dette bryter skolepolitikken, bør suspensjonen fjernes fra min rekord."
Trinn 3. Hold deg til fakta
Etter det første avsnittet ditt, start et nytt avsnitt og fortell leseren din nøyaktig hva som skjedde som førte til beslutningen du vil anke. Oppgi så mange spesifikke detaljer du kan.
- Noter fakta du viser som du kan sikkerhetskopiere med dokumentasjon. Jo flere bevis du har for å støtte saken din, desto større sannsynlighet er det for at klagen din blir innvilget.
- Behold følelser og appellerer til sympati. Unngå passiv stemme, som kan få det til å se ut som om du prøver å unndra deg ansvaret for handlingene dine.
Trinn 4. Kom med din mening
Når du har fortalt historien, starter du et nytt avsnitt for å forklare leseren din hvordan beslutningen du beskrev var feil. Gi kopier av regler eller retningslinjer som støtter din tolkning av situasjonen.
- Hvis du har gjort feil eller brutt regler selv, må du erkjenne dem. Beskriv omstendighetene rundt hvis de er relevante, men ikke unnskyld. Eier opp til handlingene dine.
- Hvis det er relevant, beskriv hvordan du har vokst eller endret deg som følge av hele hendelsen. Spesielt i akademiske omgivelser kan du vise deg verdig en ny sjanse hvis du viser oppriktig personlig vekst.
Trinn 5. Fortell klart hva du vil at skal skje
I siste avsnitt i klagebrevet, fortell leseren om ønsket resultat. Hold det så enkelt og greit som mulig. Unngå å komme med merkelige trusler eller løfter du ikke har tenkt å følge opp.
For eksempel kan du ha mulighet til å anlegge søksmål hvis anken din ikke blir løst til din tilfredshet. Men med mindre du allerede har snakket med en advokat og planlegger å anlegge søksmål, må du la en trussel om søksmål være utenfor klagebrevet
Del 3 av 3: Send inn klagebrevet
Trinn 1. Samle dokumentasjon
Enhver appell har større sjanse for suksess hvis alle fakta er grundig dokumentert. Hvilken type dokumentasjon du trenger, avhenger av hva slags beslutning du anker.
- Gå gjennom brevet ditt med en merkepenn og fremhev alle fakta - datoer, steder, navn. Så spør deg selv om du har bevis på det. Hvis du gjør det, inkluder det.
- Du vil også inkludere identifikasjonsdokumentasjon, så vel som alt som kobler deg til mottakeren, for eksempel et medlemskort eller en student -ID. Ta kopier av disse i stedet for å sende originalene.
Trinn 2. Korrekturles brevet ditt grundig
Du risikerer at anken din ikke blir tatt på alvor hvis brevet ditt er full av skrivefeil og grammatiske feil. Les brevet høyt for å få tak i ytterligere feil eller vanskelig formulering.
- Gå tilbake og sjekk datoen på brevet, spesielt hvis du har skrevet det i løpet av flere dager. Denne datoen trenger ikke nødvendigvis å være datoen du sender den, men den skal gjenspeile datoen du signerte brevet.
- Du vil også sjekke notatene dine for vedlegg og sørge for at alt du har inkludert er oppført.
Trinn 3. Lag kopier av hele pakken
Etter at du har signert brevet, må du lage en kopi av det sammen med en kopi av hvert vedlegg. Du vil beholde disse for dine egne poster, i det minste til problemet er løst.
Det kan være lurt å lage en egen mappe bare for denne hendelsen. Oppbevar alle dokumenter og informasjon knyttet til klagen din til saken er avsluttet
Trinn 4. Send brevet ditt
Du vil sende brevet ditt i stedet for å ta det personlig, slik at du har kvitteringsbevis. Bruk sertifisert post som krever signatur og sender deg en kvittering. Selv om du aldri ender med å anlegge et søksmål, kan datoen klagen din ble mottatt ende opp med å bli viktig.
Anta for eksempel at du får et varsel om at anken din ikke ble mottatt innen 20 dager etter avgjørelsen. Hvis du har en bekreftet postkvittering som viser at brevet ble mottatt 10 dager etter avgjørelsen, kan du få klagen din behandlet
Trinn 5. Følg opp brevet ditt
Når du har sendt brevet ditt, merker du en dato i kalenderen din innen omtrent en uke for å kontakte mottakeren hvis du ikke har hørt fra dem ennå. Siden du er den som ber om en ny sjanse, vær en aktiv deltaker i prosessen og vis at det betyr noe for deg.
- Å følge opp betyr ikke å være et skadedyr. Ring en gang og finn ut om de har mottatt brevet. Spør hva tidslinjen deres er, eller når du bør forvente å høre tilbake, og planlegg deretter.
- Hvis de ber om mer informasjon eller annen dokumentasjon, må du sende inn det de trenger så raskt som mulig.