En statusrapport kan virke som et ork, men det kan være en flott mulighet til å kommunisere med ledelsen. Sett den viktigste informasjonen i et sammendrag i begynnelsen av rapporten. Gi spesifikke detaljer om prosjektets budsjett og tidslinje, og beskriv deretter prestasjoner og utfordringer. Hold skrivet ditt klart og konsist. Lederen din vil sette pris på en organisert rapport som er kort, men informativ.
Trinn
Eksempel på statusrapport
Statusrapport
Støtte wikiHow og låse opp alle prøver.
Metode 1 av 3: Inkludert nødvendig informasjon
Trinn 1. Samle inn budsjett- og planleggingsinformasjon
Med de fleste prosjekter er budsjett og tidsplan den viktigste delen av en statusrapport. Lederen din vil vite at prosjektet vil være ferdig i tide, og ideelt sett under budsjett.
Den generelle informasjonen for prosjektet vil trolig være bred. Finn ut hvilke mindre ting som må gjøres for å nå det endelige målet. For eksempel, hvis målet ditt er å produsere 1 000 T-skjorter og budsjettet ditt er 500 dollar, må du vite hvilke materialer som trengs for å produsere skjortene, og om de allerede er tilgjengelig eller må bestilles
Trinn 2. Bryt ned store mål i mindre
Hvis det er overordnede mål for prosjektet, kan du bedre evaluere fremdriften mot å nå disse målene ved å dele dem opp i mindre mål. Start med spesifikke frister som allerede er satt, og prøv deretter å bygge i tide der du kan for å imøtekomme utfordringer.
For eksempel, hvis målet ditt er å produsere 1 000 T-skjorter på 4 måneder, kan du dele det målet ned i mindre mål på 250 T-skjorter hver måned. Hvis laget produserte 300 T-skjorter den første måneden, kan du rapportere at du var foran planen
Trinn 3. Liste over store prestasjoner
Formålet med en statusrapport er å fortelle lederen din raskt hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Sett prestasjoner på toppen, med fokus på milepæler. Inkluder så mange spesifikke detaljer som mulig.
- Hvis du jobber med et team, kan du snakke med andre teammedlemmer om hva som går bra med prosjektet. Inkluder så mange navn i rapporten som mulig.
- Bruk spesifikke tall der du kan, i motsetning til generaliteter.
Trinn 4. Brainstorm løser problemer
Hvis du kjenner igjen problemer med prosjektet, ikke prøv å skjule dem. Vær i stedet foran lederen din om problemene og foreslå løsninger. Prøv å komme med flere alternativer, slik at de kan velge det de liker best.
For eksempel, hvis prosjektet ditt ligger forut for planen, men etter budsjettet, kan du foreslå å få fart på produksjonen, legge til en annen ansatt i prosjektet eller øke budsjettet
Trinn 5. Identifiser viktige milepæler og anslag
Gjennom prosjektets levetid representerer mindre mål milepæler som må nås på et bestemt tidspunkt for å holde prosjektet på sporet. Ved å bruke prosjektets nåværende status, kan du forutsi når den neste milepælen skal nås.
Anta for eksempel at du produserte 250 skjorter på 28 dager. Du kan forutsi at de neste 250 skjortene vil være ferdige på 28 dager fra datoen for statusrapporten
Trinn 6. Legg til eventuelle notater som er viktige for prosjektet
Inkluder et menneskelig element i statusrapporten din med informasjon om teammedlemmer hvis arbeid har vært enestående, eller endringer som har påvirket ytelsen.
For eksempel kan du skrive "Prosjektet er i forkant av planen, i stor grad, takket være den flittige innsatsen fra Sally Sunshine. Sally jobbet overtid 3 dager i forrige uke."
Metode 2 av 3: Formatering av rapporten
Trinn 1. Spør om det er en mal du bør bruke
Mange selskaper har en standardmal som de bruker for alle statusrapporter. Hvis din bedrift har en, kan bruk av den hjelpe deg med å holde rapporten organisert og sikre at all nødvendig informasjon er inkludert.
Hvis det ikke er en bestemt mal, kan det være en du kan bruke i tekstbehandlingsappen. Du kan også finne eksempelmaler på nettet ved å søke etter "statusrapportmal". Sørg for at en hvilken som helst mal du laster ned, faktisk fungerer for prosjektet ditt. Det kan være lurt å la en veileder se på det først
Trinn 2. Start med en klar overskrift
Tittelen eller overskriften på rapporten din bør angi navnet på prosjektet eller arbeidet du rapporterer om, og datoene rapporten dekker. Hvis du er ansvarlig for flere rapporter, bør de alle ha tittelen i samme format.
- Overskriften kan for eksempel være "Status for forsendelse av Parker i august 2018". En rapport for den neste måneden vil være "Parker forsendelsesstatus i september 2018."
- Før du kommer med din egen tittel eller overskrift, må du sjekke om bedriften din har et bestemt format for statusrapporttitler.
Trinn 3. Skriv et sammendrag på den første siden
Ledere er opptatt, og det er ikke sikkert at lederen din har tid til å lese hele rapporten din. Sammendraget gir den viktigste informasjonen på forhånd slik at lederen din kjenner statusen til prosjektet ditt på et øyeblikk.
Eksempelvis kan sammendraget for "August 2018 Parkers forsendelsesstatus" være: "Parker -forsendelsen ligger foran planen. Vi har imidlertid brukt 50% av budsjettet vårt med bare 30% av den totale forsendelsen som er produsert. Fremskynder produksjonen kan bidra til å redusere kostnadene."
Trinn 4. Organiser rapporten i seksjoner
Lange tekstblokker kan ta for lang tid å skanne, og er tungvint å lese. Bruk korte avsnitt og punktlister der det er mulig, slik at rapporten din er lettere for lederen å fordøye.
For eksempel kan du ha en seksjon for prestasjoner, en annen for utfordringer og en tredje for løsninger
Metode 3 av 3: Gjør rapporten visuelt tiltalende
Trinn 1. Start rapporten tidlig for å gi deg selv mer tid
Finn ut når statusrapporter forfaller, og legg ut litt tid hver dag for å jobbe med rapporten din. På den måten vil du ikke skynde deg å prøve å gjøre det i siste øyeblikk.
- Hvis du jobber med et pågående prosjekt, kan du lage en "mal" for statusrapportene dine som du vil bruke hver gang. Dette blir mye lettere for lederen din, fordi de vet nøyaktig hvor de skal finne informasjonen de trenger i hver rapport.
- Hvis du trenger å oppdatere tallene som er inkludert i rapporten før du sender den inn, må du la deg påminnelser om det.
Trinn 2. Skreddersy rapporten til lederens stil
Organiser rapporten slik at de tingene du vet er viktige for lederen din, står foran og i sentrum. Hvis du er usikker på lederens stil og preferanser, kan du be om å se eksempler på tidligere statusrapporter de likte.
Hvis du for eksempel vet at lederen din liker å lese en kronologisk historie, kan du starte med en seksjon med tittelen "Denne ukens fremgang", etterfulgt av en annen merket "Hva er neste"
Trinn 3. Optimaliser rapporten basert på leveringsmetoden
Hvis du sender inn en digital fil av rapporten din, kan du inkludere lenker til nettsteder eller til og med-g.webp
Det kan også være lurt å vurdere hvordan statusrapporten din blir lest. For eksempel, hvis du sender en digital fil med e -post, vil du kanskje sørge for at alle visuelle elementer kan vises på en mobilenhet
Trinn 4. Korrekturles og rediger rapporten
Ikke bare stol på stave- og grammatikkkontrollene i tekstbehandlingsappen. Hold setningene korte, og fjern unødvendige ord og gjentakelse.
- Skriften din skal være kortfattet og direkte. Unngå å bruke mye sjargong, noe som kan få det til å virke som om du prøver å skjule noe eller ikke vet hva du snakker om.
- Les rapporten høyt. Hvis du snubler over en setning, er det en anelse om at det du skriver ikke er så klart som det kan være.
Trinn 5. Lag visuelle elementer, hvis ønskelig
Noen ledere foretrekker visuelle tegn på hvordan et prosjekt går, slik at de raskere kan vurdere prosjektets status. Inkluder bare visuelle elementer hvis du ble spesifikt bedt om å gjøre det, eller hvis du tror de ville legge til noe i rapporten.
For eksempel kan du sette et grønt trafikklys ved siden av budsjettet for å indikere at kostnadene ble håndtert godt. Hvis du er litt etter planen, vil du sette et gult lys ved siden av planleggingsdelen
Tips
Når du har sendt ut statusrapporten, følger du den opp. Hvis du ikke hører fra lederen din eller andre teammedlemmer, kan du be om tilbakemelding. Snakk med folk en-mot-en, i stedet for å sende ut en masse e-post
Eksempel på statusrapporter
Eksempel på prosjektstatusrapport
Støtte wikiHow og låse opp alle prøver.
Eksempel på studentstatusrapport
Støtte wikiHow og låse opp alle prøver.
