Å adressere formelle konvolutter på riktig måte tjener forskjellige formål, inkludert å demonstrere respekt for mottakere og gi et visuelt tegn på formaliteten til hendelsen. Hvordan du adresserer konvolutten din, vil avhenge av om det er for en formell begivenhet, for eksempel et bryllup eller veldedighet, eller for forretningsformål, inkludert innsending av CV eller oppfordring av nye kunder. Denne guiden vil vise deg hvordan du ordentlig og høflig adresserer formelle konvolutter for enhver formell eller forretningssituasjon.
Trinn
Metode 1 av 2: Adressering av konvolutter for formelle hendelser
Trinn 1. Bekreft informasjon
Før du adresserer konvolutter for en formell begivenhet, for eksempel et bryllup, veldedighetsfordel, bar/ bat mitzvah, quinceañera, bør du sjekke all adresse- og tittelinformasjon for hver person.
- Skriv eller skriv konvoluttene dine for hånd. Å ansette en kalligraf, eller en person som er profesjonelt utdannet til kunstnerisk håndbrev, er også et alternativ for å adressere konvolutten din.
- Konvolutter som er håndskrevet av deg selv eller en kalligraf i mørkfarget blekk er det foretrukne alternativet for formelle, ikke-forretningsmessige arrangementer.
- Kjøp papir og konvolutter av høy kvalitet som enten kommer som et sett eller matcher for å formidle arrangementets formalitet.
- Husk at dette er en konvolutt for en formell begivenhet: stav hvert ord. Ikke forkort annet enn "Mr.", "Mrs." eller "Ms."
Trinn 2. Skriv navnene på gjesten din eller gjestene på konvoluttens første linje
Hvordan du adresserer konvoluttene vil variere basert på sivilstand og/ eller profesjonell status.
- Adresser kvinner i henhold til sivilstatus eller yrkestittel. Giftede kvinner bruker ofte "Mrs." I noen tilfeller foretrekker personen kanskje "Ms." For fraskilte kvinner eller kvinner over 18 år, "Ms." er et utmerket alternativ. For yngre kvinner kan du også bruke "Miss". For eksempel: "Fru Charlotte Smith", "Fru Lily Smith."
- Adresser alle menn med deres navn foran "Mr." For eksempel: "Mr. John Smith."
- Hvis du henvender en konvolutt til en mann med samme navn som faren eller sønnen, må du inkludere "Jr." eller "Sr." på slutten av hvert navn. For eksempel: "Mr. Christopher Smith, Jr." eller "Mr. Christopher Smith junior".
- Hvis en mann har samme navn som sin far og bestefar og regnes som "den tredje" eller utover, kan du bruke romertall for å adressere ham. For eksempel "Mr. Christopher Smith IV."
- Adresse par basert på deres sivilstand. Å henvende seg til ugifte par er forskjellig fra hvordan du henvender deg til ektepar.
- Adresse ektepar som "Mr." og "Mrs." etterfulgt av mannens navn. For eksempel "Mr. og Mrs. Christopher Smith." Adresse ugifte par som lever sammen med navnene deres foran de passende titlene. For eksempel "fru Jane Doe" og "Mr. John Smith."
- Adresser menn og kvinner med profesjonelle titler når det er aktuelt. Adresse konvolutten med tittelen, som ikke krever at "Mr.", "Mrs.", "Miss" eller "Ms." gå foran det.
- Ulike titler folk kan bruke inkluderer "Dr." "Pastor" eller "dommer". Hvis du ikke er sikker på en persons formelle tittel og ikke finner denne informasjonen, er en god tommelfingerregel å bruke "å heve" posisjonen du tror de har. For eksempel, hvis du ikke er sikker på at noen er kaptein eller general i militæret, kan du skrive tittelen som "general". På denne måten vil du ikke støte noen. Følgende er en liste over titler du kan støte på når du adresserer din formelle konvolutt:
- Inkluder navnene på barn på konvolutter etter eget skjønn. Hvis barn ikke er invitert til arrangementet, må du ikke inkludere dem på konvolutten. Hvis du inviterer barn, skriver du bare deres fornavn på den andre linjen under foreldrene.
Trinn 3. Legg til adressen på den andre linjen
Skriv denne informasjonen like under navnene på personer, inkludert barn på konvolutten.
Som med navn og titler, ikke forkort med adressen. Skriv ut ord som "gate", "avenue" eller "sirkel". For eksempel: "200 Main Street", "15 Dupont Circle", "1600 Pennsylvania Avenue, Northwest."
Trinn 4. Adresser den siste linjen i en formell konvolutt med byen, staten og postnummeret
For eksempel "Washington, DC 20002" eller "Berkeley, CA 94703."
- Hvis du ikke er sikker på et postnummer, kan du slå det opp på nettstedet til United States Postal Service.
- For et fremmed land er det nyttig å se på formateringskonvensjoner for internasjonale adresser.
Metode 2 av 2: Adressering av formelle forretningskonvolutter
Trinn 1. Kontroller all relevant informasjon
Sjekk navn, titler og adresser.
- Bruk vanlig hvitt eller elfenbenpapir av høy kvalitet og konvolutter som enten kommer som et sett eller matcher. Dette er et visuelt tegn på deres profesjonelle natur.
- Bruk adresse- og returetiketter eller konvolutter som er skrevet eller skrevet ut om mulig. Trykte eller typede etiketter og konvolutter regnes som mer profesjonelle.
- Bruk konvolutter skrevet ut for virksomheten din hvis du har dem. Formelle forretningskonvolutter inneholder navn, adresse og logo for en bestemt virksomhet.
- Bruk konvolutter som er skrevet ut eller skrevet ut med virksomhetsadressen din hvis du ikke har formelle, forhåndstrykte forretningskonvolutter med logo. Ryddig håndskrift med blokkbokstaver navn og adresseinformasjon med svart eller blått blekk hvis du ikke kan skrive eller skrive ut konvolutten din.
Trinn 2. Skriv navnet på virksomheten på den første linjen i adressen
For eksempel: "General Electric", "Google, Inc."
- Adresser personen på den andre linjen. Bruk "Attention:" for å angi mottakeren etterfulgt av tittelen. For eksempel: "Attention: Mr. John Smith," "Attention: Dr. Charlotte Parker."
- Bruk de samme reglene for forretningstitler som du gjør for formelle arrangementer. Noen unntak er for regnskapsførere og advokater. For eksempel: "Attention: Mr. John Smith, CPA," eller Attention: Attorney Charlotte Parker. "Med advokater kan du også skrive" Charlotte Parker, Esquire "uten" Ms."
- For kvinner er standardtittelen i virksomheten "Ms." med mindre du vet at personen foretrekker "Mrs." Hvis de har en annen tittel som "Dr." eller "Rabbi", bruk den tittelen i stedet.
- Bruk posisjonstittelen bare hvis du ikke kjenner mottakerens fulle navn. For eksempel, hvis du sender et brev til presidenten i et bestemt selskap, kan du adressere konvolutten med et uttrykk som: "Til presidenten."
Trinn 3. Skriv adressen på den andre linjen i konvolutten
Ikke bruk forkortelser i adressen. Skriv ut ord som "gate", "avenue" eller "sirkel". For eksempel: "200 Main Street", "15 Dupont Circle", "1600 Pennsylvania Avenue, Northwest."
Trinn 4. Adresser den siste linjen i en formell forretningskonvolutt med byen, staten og postnummeret
For eksempel "Washington, DC 20002" eller "Berkeley, CA 94703."
- Hvis du ikke er sikker på et postnummer, kan du slå det opp på nettstedet til United States Postal Service.
- For et fremmed land er det nyttig å se på formateringskonvensjoner for internasjonale adresser.
