Hvordan skrive en hendelsesrapport: 12 trinn (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Hvordan skrive en hendelsesrapport: 12 trinn (med bilder)
Hvordan skrive en hendelsesrapport: 12 trinn (med bilder)

Video: Hvordan skrive en hendelsesrapport: 12 trinn (med bilder)

Video: Hvordan skrive en hendelsesrapport: 12 trinn (med bilder)
Video: Derfor kan hestehuller være livsfarlige 2024, Mars
Anonim

Hvis du er en sikkerhetsvakt eller politibetjent som er utplassert på åstedet for en hendelse, er det viktig å skrive en detaljert og nøyaktig rapport for å gjøre jobben din riktig. En god hendelsesrapport gir en grundig redegjørelse for hva som skjedde uten å gå glipp av ubehagelig informasjon eller utelate viktige fakta. Det er avgjørende å følge den riktige protokollen, beskrive hendelsen tydelig og sende inn en polert rapport.

Trinn

Del 1 av 3: Etter protokoll

Skriv en hendelsesrapport Trinn 1
Skriv en hendelsesrapport Trinn 1

Trinn 1. Skaff de riktige skjemaene fra institusjonen din

Hver institusjon har en annen protokoll på plass for å håndtere en hendelse og rapportere.

  • Følg instruksjonene som følger med skjemaene. Hver organisasjon bruker et annet format, så vær oppmerksom på retningslinjene.
  • I noen tilfeller er du ansvarlig for å fylle ut et skjema utstedt av institusjonen din. I andre tilfeller blir du bedt om å skrive eller skrive rapporten på egen hånd.

Tips:

Skriv om mulig med tekstbehandlingsprogramvare hvis det er mulig. Det ser penere ut, og du kan bruke stavekontrollen til å polere det når du er ferdig. Hvis du skriver rapporten for hånd, må du skrive ut tydelig i stedet for å bruke kursiv. Ikke la folk gjette om 7 -tallene dine faktisk er en.

Skriv en hendelsesrapport Trinn 3
Skriv en hendelsesrapport Trinn 3

Trinn 2. Gi de grunnleggende fakta

Skjemaet ditt kan ha tomrom for deg å fylle ut med informasjon om hendelsen. Hvis ikke, start rapporten med en setning som tydelig angir følgende grunnleggende informasjon:

  • Tid, dato og sted for hendelsen (vær spesifikk; skriv den nøyaktige gateadressen, etc.).
  • Ditt navn og ID -nummer.
  • Navn på andre medlemmer av organisasjonen din som var til stede
Skriv en hendelsesrapport Trinn 4
Skriv en hendelsesrapport Trinn 4

Trinn 3. Inkluder en linje om hendelsens generelle karakter

Beskriv hva som brakte deg på hendelsesstedet. Hvis du mottok et anrop, kan du beskrive samtalen og merke når du mottok det. Skriv en objektiv, saklig setning som beskriver hva som skjedde.

  • For eksempel kan du skrive at du ble kalt til en bestemt adresse etter at en person ble rapportert for å være full og uordentlig.
  • Vær oppmerksom på at du ikke bør skrive det du tror kan ha skjedd. Hold deg til fakta, og vær objektiv.
Skriv en hendelsesrapport Trinn 2
Skriv en hendelsesrapport Trinn 2

Trinn 4. Start rapporten så snart som mulig

Skriv det samme dag som hendelsen hvis mulig. Hvis du venter en dag eller to, begynner minnet ditt å bli litt uklart. Du bør skrive ned de grunnleggende faktaene du må huske så snart hendelsen inntreffer. Skriv rapporten din innen de første 24 timene etterpå.

Del 2 av 3: Beskriv hva som skjedde

Skriv en hendelsesrapport Trinn 5
Skriv en hendelsesrapport Trinn 5

Trinn 1. Skriv en førstepersonsfortelling som forteller hva som skjedde

Skriv en kronologisk fortelling om nøyaktig hva som skjedde da du rapporterte til scenen.

  • Bruk de fulle navnene på hver person som er inkludert i rapporten. Identifiser alle personer første gang de blir sitert i rapporten ved å oppgi: fornavn, mellomnavn og etternavn; fødselsdato, rase, kjønn og referanse et myndighetsutstedt identifikasjonsnummer. I påfølgende setninger kan du deretter referere til dem ved å bare bruke for- og etternavn: "Doe, John" eller "John Doe". Start et nytt avsnitt for å beskrive hver persons handlinger separat. Svar hvem, hva, når, hvor og hvorfor av det som skjedde.
  • For eksempel, når politimannen nevnt ovenfor ankommer boligen der han fikk samtalen, kunne han si: "Ved ankomst observerte betjenten en hvit hann, nå kjent som Doe, John Edwin; fødselsdato: 15.3.1998; California førerkort 00789142536, skrikende og ropende mot en kvinne hvit, kjent som Doe, Jane, i frontplenen på stedet ovenfor (adressen gitt tidligere). Offiseren separerte begge involverte parter og gjennomførte feltintervjuer. Offiseren ble fortalt av Mr. John Doe at han hadde kommet hjem fra jobb og oppdaget at middag ikke var laget for ham. Deretter uttalte han at han ble opprørt over kona, fru Jane Doe, fordi hun ikke hadde middagen klar for ham."
  • Hvis det er mulig, må du inkludere direkte sitater fra vitner og andre personer som er involvert i hendelsen. For eksempel, i scenariet ovenfor, kunne betjenten skrive "Jane sa til meg 'Johnny var sint fordi jeg ikke hadde middag klar i tide.'"
  • Inkluder en nøyaktig beskrivelse av din egen rolle i løpet av det som skjedde. Hvis du måtte bruke fysisk makt for å arrestere noen, må du ikke overse det. Rapporter hvordan du håndterte situasjonen og konsekvensene av den.
Skriv en hendelsesrapport Trinn 6
Skriv en hendelsesrapport Trinn 6

Trinn 2. Vær grundig

Skriv så mye du kan huske - jo flere detaljer, jo bedre. Ikke gi rom for folk som leser rapporten for å tolke noe på feil måte. Ikke bekymre deg for at rapporten din er for lang eller ordrik. Det viktige er å rapportere et komplett bilde av det som skjedde.

  • For eksempel, i stedet for å si "da jeg kom, var ansiktet hans rødt", kan du si, "da jeg kom, ropte han andpusten, og ansiktet hans var rødt av sinne." Det andre eksemplet er bedre enn det første fordi det er flere grunner til at andres ansikt er rødt, ikke bare at de er sinte.
  • Eller, i stedet for å si "etter at jeg kom til stedet, siktet han mot meg", du burde si "da jeg ankom stedet, krevde jeg at begge parter skulle slutte å slåss. Etter å ha pustet og sett på meg, begynte han å løpe raskt mot meg og holdt hånden opp som om han skulle slå meg.”
Skriv en hendelsesrapport Trinn 7
Skriv en hendelsesrapport Trinn 7

Trinn 3. Vær nøyaktig

Ikke skriv noe i rapporten som du ikke er sikker på at faktisk skjedde. Rapporter hørselssak som hørselssag, ikke som faktum.

  • For eksempel, hvis et vitne fortalte deg at han så noen hoppe over et gjerde og stikke av, må du tydelig angi at rapporten om hendelsen var basert på en vitnekonto; det er ennå ikke et bevist faktum.
  • I tillegg, hvis du rapporterer hva vitnet fortalte deg, bør du skrive ned alt du husker om vitnets oppførsel. Hvis uttalelsen deres forårsaker kontrovers senere, kan rapporten vise seg nyttig. Det kan for eksempel være nyttig å vite at et vitne dukket opp begeistret mens han fortalte deg hva som skjedde, eller om det virket veldig rolig og jevnt.
Skriv en hendelsesrapport Trinn 8
Skriv en hendelsesrapport Trinn 8

Trinn 4. Vær tydelig

Ikke bruk blomsteraktig, forvirrende språk for å beskrive det som skjedde. Skriften din skal være klar og konsis. Bruk korte, saklige, faktaorienterte setninger som ikke gir rom for tolkning.

  • Hold skriften klar og konsis.
  • I tillegg må du ikke bruke juridiske eller tekniske ord: Si for eksempel "personbil" i stedet for "P. O. V." (personlig eid bil), og "forbrytelsens sted" i stedet for den typiske nummererte koden som politiet vanligvis bruker for å varsle andre om deres ankomst.
  • Bruk korte, saklige setninger som understreker fakta og som ikke gir rom for tolkning. I stedet for å skrive "Jeg tror den mistenkte ønsket å komme tilbake til kona, fordi han syntes å ha dårlige intensjoner da han gikk bort til henne og grep henne," skriver du "Mistenkte [sett inn navn] gikk bort til kona [navn] og grep henne kraftig om håndleddet."
Skriv en hendelsesrapport Trinn 9
Skriv en hendelsesrapport Trinn 9

Trinn 5. Vær ærlig

Selv om du ikke er stolt over hvordan du håndterte situasjonen, er det viktig at du skriver en ærlig beretning. Hvis du skriver noe usant, kan det ende opp med å dukke opp senere, sette jobben din i fare og forårsake problemer for personene som er involvert i hendelsen. Bevar din integritet og institusjonen du representerer ved å fortelle sannheten.

Del 3 av 3: Polering av rapporten

Skriv en hendelsesrapport Trinn 10
Skriv en hendelsesrapport Trinn 10

Trinn 1. Dobbeltsjekk de grunnleggende fakta

Kontroller at den grunnleggende informasjonen (stavemåter for navn, datoer, klokkeslett og adresser, nummerskilt, etc.) samsvarer med de du oppførte i rapporten.

Ikke prøv å sørge for at utsagnene i rapporten stemmer overens med kollegaene dine. Individuelt arkiverte rapporter garanterer at mer enn én beretning om en hendelse overlever. Hendelsesrapporter kan vises senere i en domstol. Hvis du endrer fakta i rapporten din for å matche en annen, kan du bli straffet

Skriv en hendelsesrapport Trinn 11
Skriv en hendelsesrapport Trinn 11

Trinn 2. Rediger og korrekturles rapporten din

Les gjennom den for å sikre at den er sammenhengende og lett å forstå. Sørg for at du ikke har utelatt informasjon som burde vært inkludert. Se etter åpenbare hull i fortellingen som du kanskje må fylle ut.

  • Sjekk det en gang til for stave- og grammatikkfeil.
  • Fjern ord som kan sees på som subjektive eller dømmende, som ord som beskriver følelser og følelser.
Skriv en hendelsesrapport Trinn 12
Skriv en hendelsesrapport Trinn 12

Trinn 3. Send inn hendelsesrapporten

Finn ut navnet på personen eller avdelingen rapporten din skal sendes til. Når det er mulig, send en hendelsesrapport personlig og gjør deg tilgjengelig for å svare på ytterligere spørsmål eller avklare. I situasjoner der en hendelsesrapport må sendes eller sendes på e-post, må du følge opp med en telefon innen 10 dager for å sikre at rapporten din ble mottatt.

Anbefalt: