Slik søker du om en ISO -sertifisering

Innholdsfortegnelse:

Slik søker du om en ISO -sertifisering
Slik søker du om en ISO -sertifisering

Video: Slik søker du om en ISO -sertifisering

Video: Slik søker du om en ISO -sertifisering
Video: How To Get The Right Direct Mail Marketing List 2024, Mars
Anonim

Å ha din bedrift eller ditt produkt sertifisert av International Organization for Standardization (ISO) signaliserer til forbrukere at tjenesten du tilbyr er trygg, effektiv og pålitelig. Når du har satt sammen en omfattende analyse av kvalitetsstyringssystemet, kan du planlegge en revisjon med en registrator fra et akkreditert eksternt sertifiseringsorgan. Registratoren vil avgjøre om selskapets retningslinjer og prosedyrer er i samsvar med ISOs strenge standarder. Hvis du besto revisjonen, vil du motta et sertifikat fra ISO om at du har oppfylt betingelsene for sertifisering.

Trinn

Del 1 av 3: Utvikling av et kvalitetsstyringssystem

Søk om ISO -sertifisering Trinn 1
Søk om ISO -sertifisering Trinn 1

Trinn 1. Utnevne en prosjektleder

Velg noen i din bedrift for å overvåke oppgaven med å lage et kvalitetsstyringssystem. Dette er i hovedsak en samling dokumenter som beskriver måten din bedrift utfører sin virksomhet. Siden det å sette sammen en så kompleks analyse vil kreve en grundig forståelse av virksomhetens retningslinjer og interne struktur, bør bare de mest erfarne ansatte vurderes for jobben.

  • En leder, avdelingsleder eller operasjonsdirektør vil være blant de ansatte som er mest kvalifiserte til å lage et fokusert kvalitetsstyringssystem.
  • Hvis du er kontrollansvarlig for din bedrift, kan du være mer komfortabel med å ta ansvaret selv.
Søk om ISO -sertifisering Trinn 2
Søk om ISO -sertifisering Trinn 2

Trinn 2. Dokumentere bedriftens unike praksis

I løpet av denne fasen vil du skissere alle kjennetegn ved virksomheten eller produktet ditt skriftlig. Kvalitetsstyringssystemanalysen din kan inneholde detaljer som selskapets misjonserklæring, informasjon om spesifikke retningslinjer og prosedyrer, og en liste over statlige og føderale standarder du opererer i samsvar med.

  • Tenk på kvalitetsstyringssystemet som en omfattende oversikt over hva bedriften din håper å oppnå med et bestemt produkt, en tjeneste eller en forretningsmodell, og de nøyaktige trinnene de følger for å oppnå det.
  • Hvis du søker sertifisering for et produkt, vil formålet med analysen være å beskrive produktets design og materialer, selskapets produksjonssystem og selskapets interne kvalitetsvurderingsprosess.
  • Dette er det mest krevende trinnet for å sikre ISO -sertifisering, så ta deg god tid til å sørge for at dokumentasjonen din er grundig.
Søk på en ISO -sertifisering Trinn 3
Søk på en ISO -sertifisering Trinn 3

Trinn 3. Utfør en internrevisjon

Tilordne en kvalifisert medarbeider til å sammenligne informasjonen i analysen av kvalitetsstyringssystemet med selskapets daglige drift. Spesielt bør de se etter at prosedyrene dine tilfredsstiller både bransjeforskrifter og selskapets standarder. Hvis du håper å få ISO -sertifisering, er det viktig at alle aspekter av produksjon eller tjeneste blir utført slik det er beskrevet.

  • Be din interne revisor holde øye med uoverensstemmelser mellom dokumentasjonen til kvalitetsstyringssystemet og måten ting faktisk blir gjort på.
  • Nevn noen andre enn prosjektlederen til rollen som revisor. Dette vil bidra til å sikre upartiskhet og redusere sjansene for at potensielle hull går upåaktet hen.
Søk om ISO -sertifisering Trinn 4
Søk om ISO -sertifisering Trinn 4

Trinn 4. Gjør nødvendige forbedringer i praksis

Hvis din interne revisjon viser noen funksjoner som ikke er i stand til å snuse, vil din høyeste prioritet være å korrigere den før du sendes til en formell revisjon. Bruk revisors notater som en veiledning, og identifiser områder der virksomheten din ikke oppnår målene som er fastsatt av kvalitetssystemet. Finn måter å løse potensielle problemer i ukene og månedene fremover.

Å oppfylle dine målrettede ytelsesstandarder kan kreve at du implementerer nye retningslinjer, utforsker sikrere eller mer effektive prosedyrer eller omskolerer ansatte

Del 2 av 3: Velge et sertifiseringsorgan

Søk på en ISO -sertifisering Trinn 5
Søk på en ISO -sertifisering Trinn 5

Trinn 1. Finn en kvalifisert registrator for å gjennomgå driften

Oppsøk en lisensiert registrator for å få inn en ekstern revisjon. Søk etter organisasjoner i din region som representerer den spesifikke sektoren virksomheten din faller inn under. Noen registrarer håndterer for eksempel bare programvareutvikling, mens andre kan være kvalifiserte til å garantere kvalitetsstandarder for medisinsk utstyr, naturgassproduksjon og miljøledelse.

  • ISO-organisasjonen utarbeider bare bransjestandarder og gir akkreditering til uavhengige sertifiseringsorganer-den utsteder faktisk ikke sertifiseringer.
  • ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB) har utarbeidet en katalog over akkrediterte sertifiseringsorganer for virksomheter som søker om ekstern revisjon.
  • Det kan ta en stund å velge riktig registrator for virksomheten din. Begynn søket mens du fremdeles utvikler dokumentasjonen for kvalitetsstyringssystemet for å gi deg god tid.
Søk om ISO -sertifisering Trinn 6
Søk om ISO -sertifisering Trinn 6

Trinn 2. Velg en registrator som har de nødvendige legitimasjonene

Sertifiseringen din vil se best ut fra en organisasjon som også har vist seg å oppfylle visse krav. Vurder bare sertifiseringsorganer som bruker komiteen for samsvarsvurdering (CASCO). Uavhengig akkreditering er også et tegn på at kroppen du har å gjøre med har blitt grundig undersøkt og godkjent.

Akkreditering er et stort pluss, men det er ikke en nødvendighet. En registrator kan fortsatt være høyt kvalifisert selv om de ikke er på en liste over akkrediterte sertifiserere

Søk om ISO -sertifisering Trinn 7
Søk om ISO -sertifisering Trinn 7

Trinn 3. Utarbeide en ISO -søknadskontrakt

Når du har sikret deg tjenestene til en registrator, kan du sette deg ned med dem for å diskutere bestemmelsene i revisjonsprosessen. De vil gå gjennom de ulike juridiske rettighetene og forpliktelsene til begge parter og informere deg om organisasjonens retningslinjer for taushetsplikt. Hvis du er fornøyd med vilkårene i avtalen, signerer du kontrakten for å bekrefte revisjonsdatoen.

På grunn av behovet for strenge internasjonale standarder på tvers, kan det være at det ikke er mulig å forhandle vilkårene i søknadskontrakten

Del 3 av 3: Søke om sertifisering

Søk om ISO -sertifisering Trinn 8
Søk om ISO -sertifisering Trinn 8

Trinn 1. Send inn dokumentasjonen for kvalitetsstyringssystemet for forhåndsvurdering

Forhåndsvurdering er ikke et nødvendig trinn i sertifiseringsprosessen. Imidlertid vil en foreløpig gjennomgang gi sertifiseringsorganet en sjanse til å identifisere åpenbare feil eller mangler i dokumentasjonen. Å avklare disse problemene før den formelle revisjonen vil hjelpe deg med å fokusere kvalitetssystemet og forbedre sjansene dine for å oppfylle ISO -sertifiseringsstandarder.

  • Hvis du velger å gjennomgå en forhåndsvurdering, må du gi det valgte sertifiseringsorganet en komplett, oppdatert kopi av kvalitetsstyringssystemet.
  • Vær oppmerksom på at forhåndsvurderingsperioden kan legge til 2-4 uker i sertifiseringsprosessen.
Søk om ISO -sertifisering Trinn 9
Søk om ISO -sertifisering Trinn 9

Trinn 2. Bestå den eksterne revisjonen

På åpningsdatoen for inspeksjonen vil registratoren sette deg ned med nøkkelpersoner i selskapet for å presentere seg selv og kort diskutere saksgangen. De vil deretter rette oppmerksomheten mot å inspisere selskapets virksomhet og sørge for at de overholder standardene beskrevet i kvalitetsstyringssystemet. Vær forberedt på å tilby din hjelp så godt du kan.

  • Du eller dine ansatte kan bli intervjuet separat eller oppfordret til å forklare detaljer om retningslinjer og prosedyrer som er sentrale for din virksomhet.
  • Selve revisjonen er en pågående prosess som kan ta alt fra dager til uker. Den nøyaktige lengden vil avhenge av kompleksiteten til ditt kvalitetsstyringssystem og størrelsen og organisasjonsstrukturen til din bedrift.
Søk om ISO -sertifisering Trinn 10
Søk om ISO -sertifisering Trinn 10

Trinn 3. Gjennomgå hele revisjonsrapporten

Etter revisjonen vil sertifiseringsorganet sende ut en detaljert revisjonsrapport per post. Rapporten vil oppsummere registratorens funn under hele revisjonen og gjøre deg oppmerksom på alle områder der selskapets praksis ikke samsvarer med standardene som er oppført i ditt kvalitetsstyringssystem (referert til som "avvik.") Registratoren kan sitere to forskjellige typer av problemstillinger-Mindre avvik og store avvik.

Sørg for at prosjektleder, internrevisor og alle andre sentrale medarbeidere er tilstede når du går gjennom funnene i revisjonsrapporten

Søk om ISO -sertifisering Trinn 11
Søk om ISO -sertifisering Trinn 11

Trinn 4. Send inn en plan for korrigerende tiltak for å løse mindre avvik

Dette er et kort dokument som forklarer problemets art og formulerer tiltakene som trengs for å rette det. Hovedformålet er å demonstrere overfor sertifiseringsorganet at du forstår hvordan et tilsyn ikke lever opp til ISO -standarder. De fleste mindre avvik kan oppklares uten behov for ytterligere inspeksjoner, og vil ikke holde ut sertifiseringen din.

Mindre avvik refererer til små saksbehandlingsfeil eller tilfeller der retningslinjer og praksis ikke er helt i tråd, men ikke til slutt påvirker kvaliteten på produktet eller tjenesten din

Søk om ISO -sertifisering Trinn 12
Søk om ISO -sertifisering Trinn 12

Trinn 5. Stram inn driften din for å håndtere store avvik

Disse sitatene peker på klare uoverensstemmelser i måten forretningsmodellen din er tenkt og utført på. Å komme tilbake fra en stor avvik innebærer oftest en rekke oppfølgingskontroller, sammen med kostnadene forbundet med å fikse problemet innenfra. Firmaet eller produktet ditt vil ikke bli godkjent for sertifisering før alle henvisninger til større avvik er revurdert og godkjent av registratoren.

  • Store avvik kan også gi deg bøter eller lignende straffer hvis de oppdages å være i strid med loven.
  • Hvis revisjonsrapporten kommer tilbake med mer enn en avvik som er markert, må du kanskje revurdere innholdet i kvalitetsstyringssystemet for å avgjøre om det er mulig i sin nåværende form.
Søk om ISO -sertifisering Trinn 13
Søk om ISO -sertifisering Trinn 13

Trinn 6. Vent på ISO -sertifiseringen

Hvis registratoren er fornøyd med funnene sine, vil de rapportere tilbake til sertifiseringsorganet med en anbefaling om at din bedrift tildeles sertifisering. Du vil da få tilsendt ditt offisielle sertifikat. Dokumentet viser sertifiseringsnivået ditt og det nøyaktige settet med standarder du ble funnet å være i samsvar med, sammen med et offisielt stempel fra sertifiseringsorganet.

  • Det kan ta 2-3 uker før sertifikatet ditt kommer frem etter at du har fått bekreftelse fra sertifiseringsorganet.
  • Virksomheten din vil også bli lagt til i et register over selskaper med ISO -sertifisering, som kan sees av forbrukere så vel som andre virksomheter.

Tips

  • Du trenger ikke å bli sertifisert med ISO for at din bedrift eller ditt produkt skal bli en suksess-det er ganske enkelt en nyttig måte for forbrukere å gjenkjenne virksomheter hvis praksis er i samsvar med internasjonale standarder utarbeidet til deres egen fordel.
  • Når du merker et produkt, en tjeneste eller en prosedyre etter å ha mottatt ISO -sertifiseringen, må du inkludere den numeriske betegnelsen på den spesifikke standarden som brukes. I stedet for å bare skrive "ISO -sertifisert", for eksempel, ville du skrive "ISO 9001 -sertifisert."
  • Sørg for at du leser opp den nøyaktige varigheten og betingelsene for sertifiseringen din for å se hva du må gjøre for å opprettholde den.

Anbefalt: