Hvordan gjennomføre et innledende styremøte: 6 trinn (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Hvordan gjennomføre et innledende styremøte: 6 trinn (med bilder)
Hvordan gjennomføre et innledende styremøte: 6 trinn (med bilder)

Video: Hvordan gjennomføre et innledende styremøte: 6 trinn (med bilder)

Video: Hvordan gjennomføre et innledende styremøte: 6 trinn (med bilder)
Video: Hvordan kan design og arkitektur endre Helse-Norge? 2024, Mars
Anonim

Etter at du har arkivert inkorporeringsdokumenter, betalt arkiveringsgebyr, utarbeidet vedtekter og møtt advokater og regnskapsførere, er neste trinn for å starte et selskap å holde et innledende styremøte. Dette møtet er nødvendig for å lovlig danne et selskap. Det er flere viktige ting å gjøre på dette møtet, men det kan også være litt av en feiring for de som er involvert i å starte selskapet, ettersom det signalerer slutten på den formelle inkorporeringsprosessen.

På dette møtet vil de første direktørene og styremedlemmene godkjenne styringsdokumentene, ta vedtak og velge det første styret. Møtet kan være svært kort om nødvendig, selv om det ofte tar lengre tid enn andre styremøter, da det vanligvis er mye å diskutere om begynnelsen av virksomheten. Følg retningslinjene nedenfor for å gjennomføre et innledende styremøte.

Trinn

Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 1
Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 1

Trinn 1. Angi en dato og klokkeslett som er praktisk for alle styremedlemmer

Sørg for å gi direktørene i selskapet god beskjed slik at alle kan delta. Vanligvis, for å drive forretninger på møtet, må du være beslutningsdyktig, der et flertall av alle styremedlemmer er til stede. Vanligvis kan direktører "delta" på møtet ved telefonkonferanse så lenge alle tilstedeværende kan høre hverandre. Styremedlemmer kan stemme ved fullmakt hvis vedtektene gir fullmaktsstemme, men siden dette møtet er et tidspunkt der de første styremedlemmene vil ta mange beslutninger, er det viktig for så mange styremedlemmer å delta på møtet som mulig, slik at de kan komme med sine innspill.

Vedtektene dine kan kreve at enkelte direktører blir gitt varsel før et møte holdes, noe som vanligvis gir beskjed om et visst antall dager i forveien. I så fall må du gi den riktige varsel. Alternativt kan du gjennomføre møtet uten å gi den spesifikke varsel hvis alle direktører deltar i møtet og ikke bestrider mangel på varsel, hvis noen styremedlemmer savner møtet, men det er et beslutningsdyktighet på møtet (under forutsetning av at de hver signerer et oppsigelsesvarsel), eller hvis direktørene som savner møtet, signerer protokollen fra det tapte møtet. Generelt er det en god idé for enhver direktør som savner et møte å melde seg på protokollen fra det tapte møtet ved ganske enkelt å skrive "godkjent" og signere navnet sitt.

Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 2
Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 2

Trinn 2. Noter referater fra møtet

Firmaprotokoller er der resultatene av stemmer, protokoller over resolusjoner og sammendrag av forslag til ideer om selskapet lagres. En direktør, vanligvis sekretæren, bør føre en oversikt over hva som foregikk på møtet. Protokollen trenger ikke inneholde noe spesialisert språk, men skal gjenspeile det som ble sagt og gjort på møtet.

Punkter som skal inkluderes i protokollen er: tid, sted og medlemmer som er tilstede på møtet; eventuelle relevante selskapsspørsmål og et sammendrag av noen av de viktigste problemene som reises som svar på dette problemet; resultatene av eventuelle stemmer, inkludert hvem som stemte for eller imot; og annen viktig informasjon om hva som skjedde på møtet. En god tommelfingerregel er å inkludere all informasjon som en direktør som ikke kunne delta på møtet trenger å vite. Protokoll bør arkiveres med alle andre viktige selskapsdokumenter. En eksempelmal er lenket nedenfor.

Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 3
Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 3

Trinn 3. Vedta vedtektene

I mange tilfeller vil et selskap som nettopp har stiftet danne en vedtektskomité i de tidlige stadiene av inkorporering for å utarbeide et sett vedtekter for selskapet. De første vedtektene er vanligvis uformelt enige allerede før dette formelle møtet. Derfor er vedtakelsen av vedtektene et enkelt spørsmål om å stemme og registrere resultatene. Vedtektene selv kan sørge for en bestemt type avstemning for vedtak, men på dette første møtet vil hver direktør ha én stemme og flertallet av alle styremedlemmer må godkjenne vedtektene. Hver direktør vil vanligvis signere det riktige stedet i vedtektene, og resultatene av avstemningen vil bli registrert i møtereferatet.

Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 4
Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 4

Trinn 4. Velg et "permanent" styre

Vedtektene gir vanligvis et "første" styre. Disse direktørene er de som deltar på det første møtet og gjør det første arbeidet med å danne selskapet. Det første styret kan være det samme som det faste styret. På det første møtet vil det første styret bruke den avstemningsmetoden som er foreskrevet i vedtektene for å velge det "faste" styret. Antall styremedlemmer i selskapet er angitt i selskapets vedtekter. Ordet "permanent" står i anførselstegn fordi det refererer til det nyvalgte styret, men disse styremedlemmene er vanligvis oppe til avstemning årlig eller halvårlig.

Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 5
Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 5

Trinn 5. Utsted lager

På dette innledende møtet bør det fysiske sertifikatet for aksjeeier godkjennes ved en resolusjon fra styret. Hver stat vil ha en prosedyre for formalitetene som kreves i sertifikatet. Mange selskaper velger å bestille "firmabøker" fra et forretningsforsyningsselskap som kommer med aksjesertifikater som enkelt kan fylles ut og gis til aksjonærer.

Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 6
Gjennomfør et innledende styremøte Trinn 6

Trinn 6. Gjør andre relevante oppløsninger

Eventuelt kan du på det første møtet ta andre vedtak som er nødvendige for å begynne å drive forretninger. Slike emner kan omfatte valg av bankinstitusjon, advokat (hvis en ikke allerede er valgt), et forsikringsselskap og/eller en regnskapsfører. Du kan også velge å diskutere ansattes lønn og fordeler. Det er ikke et krav å diskutere disse temaene på et innledende styremøte, men det kan være nødvendig for å drive forretning, og derfor kan det være effektivt å diskutere dem på dette tidspunktet. Styret kan også velge å ta opp andre valgfrie temaer under det første styremøtet, i så fall bør følgende vurderes:

  • Bestem om du vil kreve at aksjonærene signerer kjøps-/salgsavtaler.

    En kjøp/salg -avtale krever at en aksjonær gir andre aksjonærer eller selskapet den første avvisningsretten hvis de ønsker å selge aksjene sine. En eksempel på kjøp/salg -avtale er inkludert i lenken "California Corporate Formation Information" nedenfor.

  • Bestem hvem som skal ha fullmakt til å signere på vegne av selskapet.

    Vurder hvem av styremedlemmene som har fullmakt til å signere kontrakter på vegne av selskapet. Vanligvis kan offiserer i selskapet (president, visepresident, etc.) trenge autorisasjon av hensyn til effektivitet.

  • Bestem om du vil være et S Corporation.

    Et S Corporation er et selskap som velger å unngå dobbeltbeskatning av tradisjonelle selskaper ved å betale skatt på selskapet på individnivå. For å bli et S Corporation må alle aksjonærer melde seg av valget på IRS -skjema 2553 og betale kvartalsskatt.

  • Velg en regnskapsmetode.

    IRS krever at selskaper som har beholdninger bruker opptjeningsmetoden for regnskap. Opptjeningsmetoden bruker begrepene "leverandørgjeld" og "kundefordringer". Dette betyr at du genererer inntekt på det tidspunktet du selger produktet ditt, og kjøperen er ansvarlig for å betale for det. På samme måte genereres bedriftens utgifter når selskapet blir ansvarlig for å betale for noe. Kontantmetoden for regnskap er langt enklere. Det fungerer egentlig som en bankkonto. Inntekter registreres når de mottas, og utgifter registreres når virksomheten betaler regningene. De økonomiske problemene til et selskap kan være ganske komplekse. Ansett en god regnskapsfører eller finansiell rådgiver for å gi virksomheten råd om disse problemene.

  • Godkjenn frigjøring av midler til startkostnader og kjøp.

    Personene som er autorisert i avsnittet ovenfor, kan ønske å godkjenne frigjøring av midler fra bedriftskontoen for eventuelle oppstartskostnader som måtte oppstå, for eksempel advokatkostnader, husleie, inventar osv.

Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube

Tips

  • Styremøter generelt bør gjennomføres som andre forretningsmøter. Vær høflig når andre snakker, vær høflig når du snakker med andre, og ta notater om nødvendig.
  • Styremøtet trenger ikke være en formell affære, som krever forretningsklær, en streng agenda og et stivt system for hvordan møtet vil gå, selv om noen selskaper, vanligvis med store styrer, velger å kjøre møter på denne måten for effektivitetens skyld.
  • Firmaets vedtekter inneholder svarene på mange spørsmål som kan dukke opp på møtet. Foreslå alle direktører at de gjennomgår de foreslåtte vedtektene grundig før de deltar på møtet.

Anbefalt: