Hvordan lage et forslag på et styremøte

Innholdsfortegnelse:

Hvordan lage et forslag på et styremøte
Hvordan lage et forslag på et styremøte

Video: Hvordan lage et forslag på et styremøte

Video: Hvordan lage et forslag på et styremøte
Video: 5 tips om sikkerhet i Microsoft Teams 2024, Mars
Anonim

Et styre er det styrende organet i en virksomhet, organisasjon eller gruppe. Hvis du vil at styret skal iverksette en bestemt handling, må du komme med et forslag på et styremøte. De fleste styrene følger en eller annen versjon av Roberts ordensregler, som beskriver fremgangsmåten for å lage et forslag.

Trinn

Del 1 av 3: Skrive din bevegelse

Lag et forslag på et styremøte Trinn 1
Lag et forslag på et styremøte Trinn 1

Trinn 1. Gjennomgå gruppens regler

Mens de fleste styremøter holdes i henhold til en eller annen versjon av Roberts ordensregler, kan noen styrer ha sine egne detaljer. Å forstå de spesifikke reglene for gruppen din er avgjørende hvis du vil at forslaget ditt skal bli hørt og tatt på alvor.

  • De fleste grupper har en skriftlig kopi av reglene. De kan bli publisert på gruppens nettsted. Hvis ikke, snakk med personen som tar referatet fra styremøtene - de har vanligvis en kopi.
  • Finn ut om du må fortelle noen om bevegelsen din før du presenterer den, og om du må sende inn skriftlig dokumentasjon av forslaget.
  • Hvis du aldri har vært på et styremøte, bør du gå til et før du presenterer forslaget, hvis det er mulig. Du kan se andre komme med bevegelser for å bli mer kjent med prosedyren.
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 2
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 2

Trinn 2. Se etter et skjema eller en mal

Hvis du må sende inn din forslag skriftlig, kan gruppen din ha et bestemt skjema som du skal bruke. Noen grupper kan ha grunnleggende maler for å veilede deg, selv om du ikke trenger å bruke dem.

  • Skjemaet kan publiseres på gruppens nettsted. Sekretæren eller en annen person som tar protokollen fra styremøtene, kan også hjelpe deg.
  • I mangel av et skjema eller en mal, strukturer du den skrevne bevegelsen slik at den inneholder en tittel, plass til en kort beskrivelse av forslaget og en foreslått resolusjon.
Lag et forslag på et styremøte Trinn 3
Lag et forslag på et styremøte Trinn 3

Trinn 3. Bestem hvilken type bevegelse du vil gjøre

Det er fire grunnleggende typer bevegelser: hoved, datterselskap, privilegerte og tilfeldige bevegelser. Bevegelsestypen du vil foreta, bestemmer delvis hvordan bevegelsen din er formulert og strukturert.

  • Hovedbevegelser og privilegerte bevegelser er ikke knyttet til noen annen virksomhet og må bringes på egen hånd. Datterselskap og tilfeldige bevegelser er knyttet til et annet spørsmål allerede før styret, så du vil vanligvis ikke ha mulighet til å skrive disse på forhånd.
  • Gruppen din kan ha spesifikke regler for innføring av en hovedbevegelse. For eksempel kan det hende du må varsle styrelederen om bevegelsen din innen 24 timer før møtet finner sted.
Lag et forslag på et styremøte Trinn 4
Lag et forslag på et styremøte Trinn 4

Trinn 4. Bruk klar og kortfattet formulering

Bevegelser er vanligvis korte, og beskriver nøyaktig hvilken handling du vil at styret skal ta, eller hvilken posisjon du vil at styret skal bekrefte. Bruk aktivt språk og få hvert ord til å telle.

  • På den ene siden vil du inkludere alle relevante detaljer. På den annen side vil du ikke være for ordrik. Prøv å finne et godt medium, men sørg for at du har inkludert noe viktig.
  • Hvis du har nok tid til å forberede deg, kan det være nyttig å la noen andre se på bevegelsen din og se om noe kan kuttes ut av den.
Lag et forslag på et styremøte Trinn 5
Lag et forslag på et styremøte Trinn 5

Trinn 5. Vær så spesifikk som mulig

Hvis bevegelsen din er vag, kan du redusere sannsynligheten for at bevegelsen vil passere betydelig. Det er usannsynlig at styremedlemmer stemmer for et forslag hvis de ikke forstår hva det betyr, eller hvis det kan tolkes på flere måter.

Generelt vil du la så lite rom for tolkning som mulig. For eksempel, hvis du vil flytte at huseiernes sammenslutning bytter fra ABC Landscaping til XYZ Landscaping, vil du liste disse selskapene spesifikt

Poeng

0 / 0

Del 1 Quiz

Hvilken type bevegelse skrives normalt ut på forhånd?

Datterselskap

Ikke helt! Subsidiære bevegelser gjelder en sak som allerede er presentert. Som sådan har du normalt ikke sjansen til å skrive dem ut på forhånd. Tenk på hvilken type bevegelse som foreslår et nytt tema for diskusjon. Velg et annet svar!

Incindental

Prøv igjen! Tilfeldige forslag er knyttet til andre forslag som allerede er brakt for styret. Du kan tenke på dem som en reaksjon på en annen bevegelse. Normalt ville du ikke ha mulighet til å forberede en tilfeldig bevegelse på forhånd. Prøv igjen…

Privilegert

Det er riktig! Både hoved- og privilegerte forestillinger krever vanligvis en skriftlig kopi før de blir presentert for styret. Sjekk gruppens regler for både det aksepterte formatet og prosedyren for å presentere en privilegert bevegelse. Les videre for et annet quizspørsmål.

Bekreftende

Definitivt ikke! Bekreftende bevegelser eksisterer ikke. Prøv å vurdere hvilken type bevegelse som presenterer en ny idé, og er ikke en reaksjon på en tidligere presentert bevegelse. Det finnes et bedre alternativ!

Vil du ha flere quizer?

Fortsett å teste deg selv!

Del 2 av 3: Presentere din bevegelse

Lag et forslag på et styremøte Trinn 6
Lag et forslag på et styremøte Trinn 6

Trinn 1. Stå eller løft hånden

Før du fremsetter din bevegelse, må du bli gjenkjent og få lov til å snakke av presidenten. Protokollen varierer mellom grupper, men generelt vil du vente til presidenten ber om bevegelser og deretter enten stå eller rekke opp hånden.

Vanligvis vil presidenten åpne ordet for forslag ved å spørre "Er det noen ny virksomhet?"

Kom med et forslag på et styremøte Trinn 7
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 7

Trinn 2. Vent med å bli gjenkjent

Når presidenten er klar til å høre bevegelsen din, vil de peke på deg eller adressere deg ved navn og gi deg beskjed om at du har ordet. Avhengig av de prosedyremessige konvensjonene i gruppen din, kan du stå ved setet ditt eller flytte til forsiden av rommet.

I mindre, mer uformelle grupper, for eksempel der folk sitter rundt et enkelt bord, trenger du kanskje ikke stå eller bevege deg i det hele tatt

Kom med et forslag på et styremøte Trinn 8
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 8

Trinn 3. Oppgi formålet ditt

Når presidenten gjenkjenner deg, adresser du dem med deres formelle tittel (vanligvis "Chair" eller "President"). Hvis du er usikker på deres offisielle tittel, kan du lytte til hva de bruker når de kjenner deg igjen. De vil vanligvis referere til seg selv i tredje person (for eksempel "Stolen gjenkjenner Mr. Malarky").

  • Etter den offisielle tittelen, referer du til presidenten som enten "Mr." eller "Madam", hva de foretrekker.
  • Start med å si "Jeg vil foreslå et forslag." I noen grupper kan det være vanlig at presidenten anerkjenner hensikten din og gir deg tillatelse til å fortsette. I andre kan du ganske enkelt fortsette å angi bevegelsen din.
  • Avhengig av gruppens regler eller skikker, må du kanskje beskrive hvilken type bevegelse du vil gjøre her.
Lag et forslag på et styremøte Trinn 9
Lag et forslag på et styremøte Trinn 9

Trinn 4. Introduser bevegelsen din

Når du er klarert til å fortsette, begynner du med å si "jeg flytter" og angi deretter handlingen du vil at styret skal utføre. Hvis du har skrevet bevegelsen din, kan du lese direkte fra det skrevne dokumentet.

  • Bevegelsen din bør alltid angis bekreftende. Fortell styret hva du synes den skal gjøre, ikke hva den ikke bør gjøre.
  • For eksempel kan du si "Jeg ber om at styret kansellerer kontrakten med ABC Landscaping og i stedet ansetter XYZ Landscaping."
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 10
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 10

Trinn 5. Vent på at noen skal sekundere bevegelsen din

De fleste forslagene må sekunderes av et annet medlem av styret. Dette bidrar til å sikre at styret ikke bruker møtetid på å vurdere et forslag som bare er viktig for én person.

  • Presidenten vil vanligvis spørre om noen sekunder bevegelsen. Noen vil stå eller løfte hånden og si "jeg sekund bevegelsen" eller bare "jeg sekund."
  • I de fleste grupper er det vanlig at du allerede har en andre oppstilling. Snakk med andre i gruppen før styremøtet og fortell dem om bevegelsen din. Finn ut om noen er villige til å sekundere det.

Poeng

0 / 0

Del 2 Quiz

Hva er den riktige måten å presentere en bevegelse på?

- Jeg vil foreslå et forslag. Jeg beveger meg på at styret ikke ansetter et nytt vaktmesterfirma.”

Ikke helt! Selv om det meste av ordlyden her er riktig, må du være forsiktig med å foreslå bevegelsen din på en positiv måte. Ikke si hva styret ikke skal gjøre, i stedet si hva styret skal gjøre. Klikk på et annet svar for å finne det riktige …

"Jeg ber om at styret kansellerer kontrakten med vaktmesterfirmaet Clean as a Whistle og ansetter vaktmesterfirmaet Wash Away Your Problems."

Nesten! Forslaget er godt formulert, men det mangler en introduksjon eller en hensiktserklæring. Ikke glem å starte bevegelsen din med å si hvorfor du er der. Gjett igjen!

- Jeg vil foreslå et forslag. Jeg ber om at styret ikke fornyer kontrakten med vaktmesterfirmaet Clean as a Whistle og i stedet ansetter vaktmesterfirmaet Wash Away Your Problems.”

Riktig! Denne bevegelsen begynner med en hensiktserklæring og identifiserer deretter bevegelsen ved å bruke bekreftende språk. Ikke glem å begynne å bevege deg med uttrykket "Jeg beveger meg". Les videre for et annet quizspørsmål.

"Jeg vil foreslå forslaget om at styret kansellerer kontrakten med vaktmesterfirmaet Wash Away Your Problems og i stedet ansetter Clean as a Whistle vaktmesterfirma."

Ikke akkurat! En bevegelse bør skilles inn i en hensiktserklæring og selve bevegelsen. Ikke glem å starte bevegelsen med uttrykket "I move". Gjett igjen!

Vil du ha flere quizer?

Fortsett å teste deg selv!

Del 3 av 3: Oppnå en løsning

Lag et forslag på et styremøte Trinn 11
Lag et forslag på et styremøte Trinn 11

Trinn 1. Lytt til presidentens uttalelse om spørsmålet

Etter at du har uttalt ditt forslag, vil presiderende direktør gjenta forslaget som et spørsmål til resten av styret. Dette kalles "å angi spørsmålet", og åpner forslaget offisielt for styrets behandling.

For eksempel, hvis du fremsatte et forslag om å bytte landskapsarkitekt, kan formannen si "Bør styret kansellere kontrakten vår med ABC Landscaping og ansette XYZ landskapsarbeid?" Dette spørsmålet vil alltid være et ja/nei spørsmål

Kom med et forslag på et styremøte Trinn 12
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 12

Trinn 2. Argumenter for bevegelsen din

Etter at presidenten er ferdig med å angi spørsmålet, vil de vanligvis gi deg muligheten til å forklare hvorfor du la det forslaget. Du har vanligvis ordet i en begrenset periode.

  • Rett kommentarene dine til styret som helhet, ikke til presidenten direkte. Forklar hva du synes er nødvendig. Nå er det på tide å overbevise de andre styremedlemmene om å ta side med deg.
  • Vanligvis bør du unngå å komme med personlige kommentarer eller henvende deg til et bestemt styremedlem individuelt, med mindre det er absolutt nødvendig å gjøre det i forbindelse med forslaget.
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 13
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 13

Trinn 3. Delta i diskusjonen og debatten

Når du er ferdig med å forklare årsakene til forslaget, åpner presidenten ordet for å diskutere. Diskusjonen kan være livlig og åpen, eller den kan følge en streng, mer formell prosedyre.

Vanligvis dikterer Roberts regler at hver person som snakker bare skal snakke en eller to ganger for å gi alle som ønsker å snakke muligheten til å gjøre det. Gruppen din kan ha en mer avslappet og åpen prosedyre

Kom med et forslag på et styremøte Trinn 14
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 14

Trinn 4. Vurder sekundære bevegelser

Ethvert styremedlem kan fremsette subsidiære, privilegerte eller tilfeldige forslag. Hvis disse bevegelsene blir hevet, forventes det at du gir ordet til personen som gjør den bevegelsen. Dette forslaget vil bli behandlet av styret før de kommer tilbake til ditt forslag.

Hvis det gjøres en sekundærbevegelse, vil den gå gjennom samme prosedyre som bevegelsen din gjorde. Vanligvis har du ikke muligheten til å endre bevegelsen din basert på den sekundære bevegelsen, men du kan lage en ny bevegelse

Lag et forslag på et styremøte Trinn 15
Lag et forslag på et styremøte Trinn 15

Trinn 5. Stem på forslaget

Når presidenten bestemmer at debatt eller diskusjon av forslaget skal være over, vil de be om avstemning. Det er flere måter å stemme på, men vanligvis vil det være enten som et håndoppretting eller med en stemme.

  • Presidenten etterlyser bekreftende stemmer først, og teller dem. Hvis de positive stemmene er et klart flertall av medlemmene, vil de ikke be om negative stemmer.
  • Hvis det ikke er nok bekreftende stemmer, blir forslaget ikke vedtatt. Du kan kanskje ta det opp igjen, eller foreslå et endret skjema. Dette varierer avhengig av reglene for gruppen eller organisasjonen din.
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 16
Kom med et forslag på et styremøte Trinn 16

Trinn 6. Hjelp til å utarbeide resolusjonen

Hvis forslaget ditt blir godkjent, kan det forventes at du gir et utkast til forslaget som du foreslo styret å vedta. Hvis du ble pålagt å sende inn en skriftlig kopi av forslaget, må du kanskje legge ved et utkast til den foreslåtte resolusjonen sammen med den.

Selv om du ikke trenger å sende inn en skriftlig kopi av forslaget, er det en god idé å skrive et utkast til resolusjonen. Hvis bevegelsen din blir godkjent, kan du tilby utkastet til presiderende offiser

Poeng

0 / 0

Del 3 Quiz

Hva er et scenario der du må gi gulvet?

Presidenten oppgir spørsmålet.

Nei! Presidenten vil presentere bevegelsen din for styret i form av et spørsmål. Dette åpner diskusjonen for deg å argumentere saken din. Dette er din tid til å skinne! Det finnes et bedre alternativ!

Hvis styret er uenig i bevegelsen din.

Ikke helt! Det er sannsynlig at forslaget ditt ikke vil bli enstemmig, og det vil bli en del diskusjon. I dette tilfellet bør du ikke gi ordet, men heller diskutere årsakene til bevegelsen din. Klikk på et annet svar for å finne det riktige …

Hvis en privilegert bevegelse blir presentert.

Riktig! Hvis et av styremedlemmene presenterer et sekundært forslag, må du gå til side og la dem snakke. Etter at sekundærforslaget har blitt presentert og behandlet, vil styret gå tilbake til ditt forslag. Les videre for et annet quizspørsmål.

Vil du ha flere quizer?

Fortsett å teste deg selv!

Anbefalt: